创新方案|2023年企业如何用10种方法来提升组织敏捷度

组织敏捷性

“组织敏捷”是近几年最热门的词之一,其原因是全球的企业都尽量在疫情中维持运营。但组织敏捷并不是一个新词。许多软件开发团队几十年来一直遵循敏捷工作原则,以快速高效地实现研发和迭代。在福布斯的一篇文章《为什么敏捷正在吞噬世界》中,史蒂夫·丹宁 (Steve Denning) 认为“敏捷”不仅仅是软件领域的思维方式,整个公司必须保持灵活以及较强适应性,并且能够及时做出调整,来满足以客户驱动而不断变化的市场需求。 换句话说,整个企业组织都需要敏捷的思维方式才能在现代业务中取得成功。数字化转型工作使得所有业务部门(而不仅仅是开发团队)都需要组织敏捷,后疫情时代进一步提升组织敏捷度显的尤为重要。但什么是组织敏捷度,为什么它很重要,以及管理者如何鼓励敏捷思维并将敏捷融入公司文化?请仔细阅读本文,获得答案。

文章目录

1.什么是组织敏捷度

根据盖洛普(Gallup) 的说法,组织敏捷度是“员工收集和传播有关其环境变化的信息并快速响应这些信息的能力。”

从战略角度来看,组织敏捷度是将速度和数据驱动的创新相结合以保持竞争优势的能力。组织敏捷度还可以是提高生产力、提高员工敬业度以及更好地适应市场变化、买家行为和经济状况等外部力量的能力。

我们看到了公司在疫情期间采用敏捷商业模式的优秀案例。一些改变了他们的整个结构以支持向远程工作的过渡;其他人调整了他们的业务战略,以满足期间出现的新市场需求。

在公共部门,学校(尤其是教师和 IT 团队)在使用远程技术教学中,各组织表现出了很高的敏捷性。

在消费领域,Molson Coors推出了DTC模式,以加强对其供应链的控制。该品牌在短短 10 天内推出了一个试点电子商务网站,展示了其组织敏捷度,实现了多伦多地区的本地交付。

在企业方面,从银行业到科技业等不同行业的经理们也在努力提高组织敏捷度,以使员工在远程工作中与在办公室一样高效协作。
盖洛普10 条敏捷原则

2.为什么敏捷在组织中很重要

敏捷的组织能够应对企业可能面临的所有内部和外部挑战。随着现代世界变化的步伐,组织敏捷度不再是竞争优势,而是生存的基本要求。

根据盖洛普的说法,八个因素推动了敏捷性:协作方式、决策效率、试错容忍、团队授权、敏捷工具、敏捷迭代、知识共享和创新目标。

衡量组织敏捷度可以根据公司员工和经理对组织如何借助这些因素工作的看法进行判断。一旦确定了一个基准,就可以开始衡量随着时间的推移组织敏捷程度取得的进展。

3.组织敏捷度六大优势

(1)更快产品推新

自 2000 年以来,财富 500 强中有52% 的公司因被数字化颠覆而破产、被收购或不复存在。如果您的公司想要继续存活 20 年左右,创新速度将是成功的关键。

上架时间 (TTM) 是使产品或服务取得成果所需的时间。这包括为产品或服务、其设计周期、开发和发布创新时间等。公司越敏捷,这些创新产品就能越快进入市场。敏捷方法可以改变组织,优先考虑灵活性并减少浪费的时间。

(2)更大效益价值

敏捷的心态优先考虑工作的人性化方面,从而提高士气并增加员工的积极性和参与度。这转化为更高质量的工作,进而为公司带来更好的结果。 Korn Ferry公司 的一项研究发现,拥有高敏捷度员工的公司的利润率比不太敏捷的公司高 25%。

同样,盖洛普研究表明,当员工认为他们的企业文化是敏捷时,他们更有可能相信他们的公司在竞争中处于领先地位,公司的财务未来是安全的,而且他们的雇主是成功的并且正在成长。

认为公司很敏捷的员工,对公司目前和未来的成功更有信心

(3)更高客户满意度

敏捷性是需要比传统业务风格更具协作性的沟通模式。这种沟通也需扩展到组织外部的客户和利益相关者,以确保相关产品和服务的循环反馈。

客户满意度是团队的一部分,他们的反馈可以帮助我们随时了解对他们来说重要的事情,并尽可能提供最好的产品和服务。

敏捷组织中的员工更相信他们的公司把客户放在第一位

(4)更全能的团队

Business Agility Institute采访和调查了 400 多名专业人士、教练和领导者,以深入了解敏捷与多样性、平等和包容 (DE&I) 如何重叠。它发现 DE&I 和敏捷工作实践具有共同的价值观和原则,当这些价值观在组织内保持一致时,它们会改善工作条件和业务成果。此外,在包容、公平的环境中工作的多元化、有能力的团队可以创造出吸引更广泛客户的产品。

该研究还发现,将 DE&I 直接嵌入到敏捷转型中的组织优于那些没有这样做的组织。

(5)更具韧性的组织

根据定义,能够吸收和适应挑战的组织是有韧性的。同样,有韧性的员工可以渡过难关、适应不利情况、管理压力并保持动力。通过挑战人们变得更加敏捷,也可以提高个人和整体组织的韧性。

(6)更优的员工满意度

组织的敏捷性鼓励短周期迭代,促使团队专注于更少、更关键的活动。最后团队确定并处理更重要的任务,简化活动并削减不必要的任务。这不仅提高了组织的效率,还有助于创造更好的员工体验。

敏捷性还让员工能够自主地按照自己的时间表工作,提高他们的满意度,并让他们为成为明天更好的领导者做好准备。Korn Ferry的一项研究发现,具有持续学习敏捷性的高管在工作中保持高度敬业度的可能性要高出五倍。

4.为什么组织敏捷对团队很重要

拥有一支敏捷和有韧性员工的组织的好处并不可信——93%有韧性的雇员表示他们希望留在雇主身边,86% 的人感到工作充满动力。

员工渴望敏捷。没有比员工在疫情期间接受远程工作更好的例子了——对生产力没有负面影响

根据Owl Labs的 2021 年远程工作情况报告,在接受调查的 2,050 名全职远程工作人员中,有 90% 的人表示他们在远程工作时的工作效率相同或更高,84% 的人表示在疫后远程工作会让他们更快乐,许多人甚至愿意减薪。

虽然一些领导者继续无视“大辞职”现象并坚持让员工回到办公室,但The Ladders的数据科学家预测,到 2022 年底,北美所有专业工作的 25% 将是远程工作,而且到 2023 年,远程机会将继续增加。

灵活的环境促进组织敏捷度。在灵活的工作环境中,员工不觉得有必要实行“出勤主义”(即无论工作效率如何,只被视为朝九晚五坐在办公桌前)。敏捷的组织为员工提供更灵活的时间表,提供自主权来调整工作日以适应最高效的时间。

一些公司通过衡量工作 KPI(例如项目里程碑和可交付成果)而不是记录的小时数来实施“需要时工作”模型。在这种模式下,员工聚集在一起进行协作,然后分开工作以实现个人目标。满足员工自主工作愿望的灵活方法最终会提高生产力、提高热情、更好地留住员工,并最终改善员工体验。

5.提高组织敏捷度的十种方法

(1)提升协作效率

组织的敏捷性完全取决于员工采取行动解决问题的速度。根据盖洛普的说法,速度与员工授权、分散决策以及对程序简单性的关注有关。

实施有效的决策流程,以最大限度地加快评估情况的速度,并通过授权员工采取行动来提高效率。专家建议鼓励速度和生产力而不是完美主义;然而,领导者应该考虑在速度和质量之间进行权衡的可能性。

建立质量期望并教导员工做出更多决策的权力伴随着维护组织质量标准的责任。

(2)建立试错机制

盖洛普的一项研究报告说,只有四分之一的员工“强烈同意”他们的公司创造了一个他们可以尝试、失败并从错误中吸取教训的环境。但是,创造一个员工可以失败的安全空间对于在组织建立敏捷性至关重要。如果人们害怕失败,他们将不愿发表意见或尝试新事物。

哈佛商学院教授Amy Edmondson研究了三种不同类型的失败:

  • 当个人因为不遵守组织程序或规则而失败时,就会发生可预防的失败
  • 复杂的失败是由于内在条件或职业或任务的风险而发生的,并且可能涉及一个或多个人的错误
  • 智能故障因实验和创新而发生

Amy发现,复杂而明智的失败具有促进组织学习的巨大潜力。相反,当复杂或明智的失败被埋葬或未被讨论时,其他人就有可能重复同样的错误。结果越来越低效的组织复制错误,而不是从错误中学习。

(3)鼓励团队创新

敏捷组织了解发挥员工的足智多谋来解决问题和产生创新想法的重要性。通过为员工提供在敏捷环境中进行实验而不会面临批评的自由和资源,员工在表达自己的想法和想法时会感到安全。

根据盖洛普(Gallup) 的说法,许多组织在鼓励员工分享和讨论新想法方面做得比在创造允许他们尝试新想法的环境方面做得更好。领导者必须明白,对于大多数大公司而言,实验不再只是研发团队的特权。

 

(4)倾听团队建议

组织的敏捷性需要与员工定期沟通。与其每年进行一次员工反馈调查,不如发展一种管理文化,鼓励与员工进行小而频繁的互动,关注组织当前的需求并立即获得反馈。如果需要数周时间才能获得调查结果,那么它就不够及时,无法发挥作用。

倾听只是成功的一半。重要的是您要根据听到的内容采取行动。Explorance 的2021 年员工反馈调查发现,近一半的员工和 40% 的高管认为他们的反馈不会带来有意义的改变。

阅读倾听员工的意见:正确行事,需要了解在敏捷组织与员工沟通和收集反馈的最佳方式。

(5)建立创新文化

一些公司鼓励能够实现敏捷性的协作环境,但大多数没有。根据盖洛普的一项研究,只有 30% 的美国员工和 36% 的欧洲员工强烈同意他们的同事分享知识。但是,如果没有关于客户需求的协作和知识共享,敏捷团队的运作效率就会降低。

努力建立协作文化的组织可能需要一些快速的方法来有所作为。例如,如果小组成员对在头脑风暴会议中提出想法感到不安,领导者可以建议使用一些创新工具在线进行头脑风暴,让团队高效且有效地就突出问题发表意见。通过精心设计的开放式问题,领导者可以从他们的团队(无论员工是在办公室还是在家)就受益于集体决策的问题征求反馈。通过这样做,领导者表达了对员工的想法和创造性解决方案的尊重和兴趣。

(6)提高员工敬业度

人力资源出版物Raconteur指出,将员工敬业度、绩效和学习结合在一起的人力资源领导者最适合制定敏捷和以人为本的战略,以充分利用员工队伍。这是因为敬业的员工自然更灵活,更愿意接受新想法。

根据《哈佛商业评论》,员工敬业度高的组织的成功率是员工敬业度低的组织的两倍。这是因为当员工敬业时,他们比只做最低限度工作的不敬业员工更有可能更加努力地工作并提供更高质量的工作。

(7)鼓励集体决策

集体决策——也称为群体决策或协作决策——发生在一个群体做出决定时,它不再归因于任何一个人。

集体决策方法可以带来很多好处——尤其是在灵活的工作环境中。集体决策也是获得利益相关者支持、建立共识并鼓励组织创新和创造力的最成功方式之一。

(8)确保人岗匹配

敏捷是职业成功的关键技能。一些管理人员将敏捷性误认为是泛化,并且在候选人选择过程中偏爱全能技能而不是专业技能。但是敏捷工作者并不是可以在任何情况下完成所有任务的人。

当您的团队中既有通才又有专家时,公司的表现总才会更好。与其以一种或另一种方式对你的团队进行权衡,不如审查你的员工以确保他们愿意采用敏捷的思维方式(即,他们愿意学习、改变和成长)。

敏捷仅仅意味着当组织或市场的需求发生变化时,员工可以做出改变。

 

(9)培养谦逊领导者

即使在挑战出现或环境存在不确定性时,优秀的领导者也有信心向前迈进。当他们认识到自己的错误时,他们也会谦虚地承认和改正。

对于许多领导者来说,这是一个很大的障碍。从心理上讲,领导者重视对环境的控制感。敏捷企业需要能够抵制这种趋势并接受他们通常不知道答案的事实的领导者。幸运的是,有一些工具可以帮助领导者培养这种谦逊。

 

(10)采用边试边学的方法

数字化转型和敏捷性齐头并进。敏捷的企业更有能力采用新的数字技术。采用敏捷方法进行转型意味着设定目标(但不是时间或成本)并采用边试边学的方法。

该项目被分解为“冲刺”或阶段,每个阶段都有一个单独的目标。然后有时间进行调整以达到预期的效果。

6.开始您的组织敏捷之路

采用敏捷组织需要人员、数字化转型和业务目标之间的微妙协调。组织变革——甚至可能是转型变革——需要发生以促进组织敏捷度。这意味着您可能需要改变流程、技术、部门结构和文化。

这种类型的改变需要时间。但是您可以采取一些措施来加快速度,其中最重要的是让个人参与采用敏捷工作环境的过程。

参考文献:

  1. How to Improve Agility in the Workplace》Catherine Daly,ThoughtExchange, 2022-08-05

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