创新工具 | 7 个 PM 优先级框架 + 7 个免费模板

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需求的优先级是项目经理工作中常被提及的,每一种优先级决策技术都有利有弊,也有对应的应用场景,如何选择合适的优决策技术,是产品经理做好优先级管理的前提。那么在项目管理工作中,要如何去评估需求的优先级呢?本文将介绍7个PM优先级框架及模版,并详细阐述其应用场景及应用步骤,助力PM更快做出各项决策。

PM优先级框架
7 个 PM 优先级框架

01. 艾森豪威尔矩阵【Eisenhower Matrix】

PM们都遇到过这样的情况:您坐下来开始新的一天,却被需要完成的任务压得喘不过气来,以至于不知道从哪里开始。电子邮件堆积如山,您有差事要处理……您如何解决混乱?

美国前总统德怀特·D·艾森豪威尔设计了PM优先级决策框架。它可帮助您根据任务的紧迫性和重要性确定任务的优先级。与其苦苦思索应该以什么顺序完成任务;决定哪些是紧急的,哪些可以委派,哪些是可选的。

艾森豪威尔矩阵
艾森豪威尔矩阵

何时使用艾森豪威尔矩阵?

在开始新的一天时,您可能会发现绘制两个艾森豪威尔矩阵很有帮助,一个用于个人任务,一个用于专业任务。限制自己每个象限的任务不超过八个,在添加另一个任务之前,请考虑是否应该先完成初始任务。

全天更新您的矩阵。但要注意不要在它们上花费太多时间。每个人都因制定待办事项清单而拖延!为你的矩阵分配一定的时间,早上可能五到十分钟,午餐时间再分配五到十分钟,以避免想得太多。

如何创建您自己的艾森豪威尔矩阵?

制作您自己的艾森豪威尔矩阵很容易。Miro 的虚拟协作平台是创建和共享它的完美画布。从选择艾森豪威尔矩阵模板开始,然后按照以下步骤制作您自己的模板。

第 1 步:填写“第一行动”象限
左上象限中的任务是最重要的。他们需要在今天完成。例如,回复老板的紧急电子邮件,或预约医生。

第 2 步:填写时间表象限
右上象限的任务很重要,但并不紧迫。这些是你可以为未来安排的事情,你需要把它们放在你的日历中。与朋友会面或与同事会面讨论非紧急话题都属于此类。你的大部分任务都应该属于这个象限。

第 3 步:填写代表象限
左下象限的任务不如紧急任务重要,但仍应及时完成。确保跟进委派的任务,以确保它们得到正确执行。例如,如果有人叫你去开会,你可以通过让队友代为开会来委派任务

第 4 步:完成“不要做”象限
右下象限用于您根本不需要执行的任务。想一想哪些任务会让您拖延并妨碍您完成工作。滚动浏览社交媒体之类的事情可能属于这一类。

第 5 步:全天重新评估您的矩阵。

根据需要迭代矩阵。您的优先事项可能会在白天发生变化;因此,随着日程安排的变化,您可以随意使用该模板快速添加、移动或更改任务。

02. 影响力矩阵【Impact vs. Effort (2x2)】

影响力矩阵(也称为行动优先级矩阵)是一种决策工具。填写此影响力矩阵模板可帮助团队领导确定以下优先事项:

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  • 在最短时间内产生最佳结果的任务和项目
  • 需要更长时间但仍然值得做的项目
  • 对您的客户影响不大的任务和项目
  • 矩阵分为四个象限:
  • 最少的努力和低影响:也称为填充,这些活动需要很少的工作并且对您的客户几乎没有影响。
  • 最大努力和低影响:需要您花费大量时间和精力但对客户影响很小的任务。它们也被称为浪费时间或吃力不讨好的任务。
  • 高影响力和最小的努力:这些任务是您的速赢。它们是对您的客户产生重大影响的行为,不需要您做很多工作。
  • 高影响力和最大努力:需要大量关注但对客户有很大影响的重大项目。

使用这些象限,您可以轻松地想象出哪些任务将为您的客户带来最大的利益。

影响力矩阵
影响力矩阵

何时使用影响力矩阵?

在某些情况下,使用影响力矩阵会有所帮助:

  • 资源分配:如果您的时间和资源有限,矩阵会非常有用。例如,如果您有多个行动方案需要考虑,您可以使用矩阵来找到最佳选择并相应地分配您的资源。
  • 确定任务的优先级:影响力矩阵可帮助您确定任务的优先级并找到实现目标的最有效途径。您可以专注于快速获胜并尽快看到结果。
  • 了解客户需求:使用矩阵可以让您更好地了解客户的需求。你设身处地为他们着想,看看他们看重什么,并将其纳入你的行动计划。

如何创建工作影响矩阵?

使用 Miro 的模板创建影响力矩阵简单明了:

第 1 步:召集整个团队。矩阵由参与游戏的实际利益相关者填写是至关重要的。为什么?因为他们对任务如何完成以及需要付出多少努力有第一手的看法。

第 2 步:确定目标和团队目标。举行头脑风暴会议以确定主要目标和团队目标。这使团队在整体任务上保持一致。

第 3 步:创建四象限图。影响努力矩阵绘制在两个轴上:任务中涉及的努力水平和完成任务可能产生的潜在影响水平。象限已经映射到我们的模板中,因此您不必担心从头开始创建它。

第 4 步:将单个任务添加到四个象限之一。根据每个行动可能产生的努力和影响,将您的任务绘制到矩阵上。与整个团队仔细审查每个位置,以确保每个人都同意。

第 5 步:根据您的结果制定行动计划。通过了解所有任务的影响和工作量,您可以确定哪些任务在未来值得花费最多的时间和资源。

03. 风险与回报分析模型【Risk vs. Reward】

风险回报分析是一个非常简单的工具,可以帮助您评估完全不同的选项的风险和回报情况。它的工作方式与您可能已经熟悉的风险回报分析相同。
它可以应用于任何级别,例如:

  • 由 CEO 比较公司的不同战略方向。
  • 由项目经理决定哪些项目保留在项目中,哪些项目放弃。
  • 由项目经理决定如何对任务进行排序
  • 或者只是由个别团队成员决定如何最好地度过他们的一天。

该模板通过沿一个轴绘制风险并沿另一轴绘制奖励来工作。

风险与回报分析模型
风险与回报分析模型

如何创建风险回报分析图?

首先,您需要创建一个包含所有不同选项及其可能奖励的列表。这可以快速而粗略地完成,也可以涉及认真的努力(市场研究、情景开发等)——你付出的努力将取决于你正在做的决定的大小。一些选择的示例可能包括:外包非核心活动、停止投资表现不佳的产品线、投资新产品或投资进入新市场。

获得所有选项及其潜在回报后,应将它们绘制在风险回报图表上。在这个阶段,一些选项似乎比其他选项具有更有利的风险回报概况,例如上例中的外包,但需要花时间调查是否有任何选项可以降低风险,或者是否有选项在做出最终决定选择哪个选项之前,可以提高他们的回报。在上面的示例中,如果可以以某种方式降低开发新产品的风险,那么该选项将比外包更有利。

最后,为了获得更完整的画面以进一步帮助我们做出决策,我们可以将资源添加到风险回报模板中。气泡越大,执行该选项所需的资源就越多。

风险、回报和资源都被绘制出来后,我们就可以将它们相互交易,以找到最适合我们的选择。从上图可以看出,外包可能是最有利的选择,它提供了大量的上行回报,但需要的资源最少,风险也很小。此外,由于从事外包的资源如此之少,也许可以利用一些空闲资源对新产品开发选项进行一些调查工作。

04. 机会评分模型【Opportunity Score】

机会评分分是在产品路线图上确定功能优先级的几种流行策略之一。当产品团队想要了解客户认为哪些功能重要但目前不满意时,他们会使用此策略。改进这些功能可以代表产品赢得更高的客户满意度和忠诚度以及吸引新客户的机会。也就是说,机会评分不同于其他产品优先排序方法,例如价值与复杂性分析。相反,将机会评分视为旨在使产品创新更具可预测性的重要性与满意度分析。

机会评分模型
机会评分模型

如何进行机会评分分析?

  1. 创建列表:首先创建产品功能列表和每个功能的相关结果(成果)。
  2. 使用评分系统调查客户,然后,通过向他们提出两个问题来调查一组客户:此功能或结果对您有多重要?您对产品提供此功能或结果的方式是否满意?这两个问题的评分范围为 1-5,其中 1 表示重要性/满意度低,5 表示重要性/满意度高。
  3. 分析结果:任何获得高重要性评级和低满意度的特征都应该进一步调查。这些可能会为企业带来可观的投资回报率,但无论如何,产品团队还必须考虑抓住此类机会的相关成本。被视为低重要性和低满意度的功能可以被忽略或完全删除。这释放了资源以增强其他产品功能。
  4. 进一步详细分析(可选):在对产品功能进行评分时,机会评分给予重要性和满意度同等的权重。但是,一些产品团队可能会选择借鉴 Ulwick 的 ODI 方法论中的概念。在这种情况下,用户重要性的价值相对于满意度翻倍。

强调衡量客户最看重的结果,透彻了解他们的目标和动机至关重要。同样,最适合创新的特征或结果是那些具有高重要性值和低满意度值的特征或结果。

机会评分分析要注意的几大要点

1. 在采访客户时,向他们询问其需求的重要性和和对其需求的满意程度。

2. 你可以使用这些公式来进行竞争分析,并确定你的独特价值主张。

3. 用原型(特别是MVP原型)测试你的想法。你可以根据所创造的客户价值公式来选择想法和估计成本(->ROI)。

4.同样,你可以使用创造的客户价值公式来衡量发布创意后创造的客户价值。

5. 分别计算每个客户的机会得分和客户价值。然后再对结果进行平均。

6.对于现有的产品,一个很好的方法是使用应用程序内的调查(例如,Pendo,Gainsight)。

7.一旦你的产品推出,你仍然可以在产品分析之外使用这种方法。除了产品分析,你还可以使用这种方法。

05. 卡诺模型【Kano Model】

Kano 模型是一种在产品路线图上确定功能优先级的方法。优先级是根据给定功能满足您的客户的可能性来分配的。产品团队可以使用 Kano 模型来权衡高满意度功能与实施成本,从而更容易决定是否应将此功能添加到路线图中。许多产品经理根据功能是否可能让客户失望、满意或取悦,将它们分组来确定功能的优先级。

卡诺模型
卡诺模型

卡诺模型如何运作?

卡诺模型使用两个轴:满意度和功能。这些轴创建了一个具有四个值的象限:吸引力、性能、无所谓和必须成为。团队可以使用此模型来理解客户需求的主要类别、确定其优先级并将其集成到他们开发的产品中。当团队了解哪些需求对客户最有价值时,他们就可以明智地规划和使用资源。

卡诺模型中的四个类别是什么?

Kano 模型根据客户对功能的反应将功能分为四类。

  • 性能: 这些特性直接影响产品是否擅长执行其预期功能。换句话说:您收到的此功能越多,您的满意度就越高。油耗是最常见的例子。当您购买汽车时,您会将油耗视为性能属性。
  • 必须是: 客户期望这些功能。如果您的产品没有,那么您的客户会认为您的项目不好或不完整。例如,您希望您的汽车有刹车。如果它没有刹车,你就不会买它。
  • 有吸引力的: 虽然这些功能不是绝对必要的,但它们会引起积极的反应。皮革内饰并不能使汽车的性能更好,但拥有它却很不错,而且可以增加汽车的价值。
  • 无关紧要: 此功能的存在与否不会对您产生任何影响。组织通常会避免处理属于此类的功能,因为它们会浪费资源。

06. 加权决策矩阵【Weighted Decision】

加权决策矩阵是一种工具,用于通过比较按重要性加权的关键因素衡量的多个不同选项来做出决策。加权决策矩阵是由格拉斯哥斯特拉斯克莱德大学前教授 Stuart Pugh 发明的。完整的矩阵允许用户查看他们的选项排名,并提供做出决定的基础。在许多不同的决策场景中使用,在这些场景中需要在选项之间做出选择,例如在选择去哪里度假时。

加权决策矩阵
加权决策矩阵

何时使用加权决策矩阵?

如果您是以下情况,请使用决策矩阵:

  • 在多个选项之间做出决定
  • 试图将一长串选项变成候选清单
  • 想要在选项之间做出最终决定
  • 将向其他人展示不同的选择
  • 权衡不同因素的重要性
  • 尝试以合乎逻辑的、非情绪化的方式做出决定

如何使用加权决策矩阵工具?

  1. 创建一个标准来对您的候选解决方案进行排名,例如成本、可制造性、电力使用、有害排放物、质量(表 1,“标准”列)。
  2. 为每个标准选择一个权重(重要性)(表 1,“标准权重”列):我将使用 1 到 5 之间的数字。请注意“越高越重要”。因此,如果成本对您来说非常重要,请选择 4 或 5。如果电力使用不太重要,请选择 1 或 2。这样,如果您想稍后重新考虑标准的权重,您只需要做将权重更改为 0 到 5 之间的不同数字。
  3. 对于每个候选解决方案,为每个标准分配一个分数:如果候选解决方案 A 在危险排放方面排名平均,则使用 3。如果候选解决方案 B 在电能方面是高效的,您可能希望使用 4(表1、“候选解得分”栏)。
  4. 每个分数都必须根据其重要性进行调整。因此,将其乘以标准权重。现在我有每个单元格的加权分数,它表示候选解决方案根据标准得分的好坏 – 考虑标准的重要性(表 1,“候选解决方案的加权分数”列)。
  5. 对于每个候选解决方案,将所有调整后的分数(从第一个标准到最后一个标准)相加,您将获得该解决方案的总体加权分数。这显示在表的底部:候选解决方案 A、B、C 和 D 的加权分数分别为 57、50、57 和 56。
  6. 因此,候选解决方案 A 和 C 根据这套标准、标准权重和每个标准的每个候选解决方案的评分并列为最佳解决方案。另一方面,候选解决方案 B 被认为是最不理想的解决方案。

07. ICE框架【ICE Framework】

ICE 框架是增长营销团队的原始评分机制。它被广泛认为是由Sean Ellis发明的,许多人认为他是增长黑客运动的领导者之一,现在是 GrowthHackers.com 的首席执行官。

因此,ICE 框架可能是当今增长团队使用的主要评分框架。

ICE框架
ICE框架

如何计算 ICE 分数?

ICE 是构成 ICE 分数的 3 个因素的首字母缩写,它们是:I——影响、C——信心、E——努力

首先,为每个单独的因素(影响力、信心和易用性)分配 1 到 10 之间的分数,然后将所有 3 个分数相乘以提供 3 到 30 之间的总分。

ICE 框架的最大优点是它的简单性,可以非常快速地做出决策,特别是在“足够好”是目标的情况下。也就是说,主要的批评是评分中的主观性,特别是对于较新的增长团队而言,这些团队可能很少或没有历史数据来准确确定潜在影响或对想法的信心。

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