创新入门|看板-从便利贴到数字化转型:可用于管理多个利益相关者的广泛项目

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无论是办公室墙上的一堆便签还是带有颜色编码框的巧妙数字工具,我们大多数人都熟悉看板的巧妙概念。也许这不是您使用的名称。也许对于您和您的团队来说,它只是 Trello 或只是一块白板,但其核心隐藏着一个能激发欢乐的日本发明——看板。这不完全是一个新概念,但多年来看板基本保持不变,其受欢迎程度也坚定不移。在这篇文章中,我将尝试更深入地了解它是什么以及如何让它为您服务。

01. 看板的历史

看板这个词从日语翻译过来的意思是标志招牌。回到过去,我说的是很久以前——17 世纪——那正是看板。这是一个招牌,向路人表明企业提供什么服务或产品。

在历史的新篇章中,第二次世界大战结束后,日本汽车制造商丰田陷入了困境。该公司难以盈利,他们意识到必须采取一些措施。这就是所谓的看板之父大野耐一(Taiichi Ohno)登场的地方。

作为一名崭露头角的工业工程师,大野被派往美国考察并收集灵感,以改善丰田工厂的制造工艺。这一发现让大野在最不起眼的地方——一家杂货店得到了启示。他注意到一些超市只根据顾客的需求来备货。顾客将他们需要的产品从货架上拉下来,商店只有在产品用完后才会重新进货,从而避免了货架上多余的产品提前出现不必要的超载。该系统确保商店只销售真正有需求的产品。

这种拉动方法(稍后会谈到)明显减少了浪费:它节省了浪费在补货上的时间、浪费在生产过剩上的资源、扔掉的产品等等。为了在不牺牲产量的情况下消除浪费,大野在丰田工厂引入了纸卡形式的拉动系统,后来他将其命名为看板

每张看板卡都包含对生产线中每个步骤的清晰描述,无论是所需的材料数量还是要完成的生产链的特定任务。它控制了生产量,确保只生产需要的东西。这些卡片在整个制造过程中系统地移动,并指导整个过程中必须完成的工作。它成为管理整个制造过程的简单而巧妙的工具,确保沿途不会产生废物。

后来,其他聪明人意识到同样的方法也可以应用于其他行业,而不仅仅是制造业。

负责这一改编的关键人物之一是大卫·J·安德森 (David J. Anderson)。他因将看板原则从制造业的起源应用于知识工作,特别是软件开发和项目管理而闻名。

尽管软件开发领域还有其他著名的看板倡导者,但安德森 2010 年出版的有关看板的获得了广泛的欢迎,使他作为我们今天所熟知的看板的主要支持者之一获得了广泛的认可。

02. 什么是看板?

话虽如此,现在是时候更详细地了解看板的实际含义了。

用最简单的话说,看板是一种可视化工具,是绘制和跟踪计划工作、进行中工作和已完成工作的看板

看板是一种可视化工具,用于绘制和跟踪计划的工作、进行中的工作和已完成的工作。

虽然丰田主要使用最初的看板系统来跟踪制造过程中的库存,但今天的看板可以应用于更广泛的工作领域。

如今,看板广泛应用于知识工作中,以可视化和绘制价值流。它帮助团队和个人自我组织,并最大限度地减少持续监督的需要。

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然而,需要一些时间才能与您的团队达成和谐同步并从董事会中榨取全部价值。在开始之前,应该了解该过程中的一些关键事项,所以让我们来分解一下看板。

2.1 看板,拉动系统

现在,您在本文中读到的内容很可能您以前听说过:看板基于拉动流程。但这意味着什么呢?

在看板中,“拉动”的概念意味着根据团队的技能、准备情况和能力将任务或项目拉入流程中。类似地,正如大野在美国杂货店观察到的那样,在看板中,当有需要和能力时,你就会采取行动。这种方法确保任务不会强加给可能没有时间的人,而是由更有可能完成任务的人承担。

这提高了效率和有效性,防止瓶颈,提高完成率并防止浪费。最后,通过根据准备情况拉动任务,团队可以维持可持续的工作流程并在预期的时间内交付结果。

2.2 看板的元素

当谈到看板时,真正的美隐藏在它的简单性中,在这里,少即是多。您只需要几个元素即可拥有一个有效的看板:

  • :指示流程阶段的元素(最常见的是待完成正在执行和 已完成

  • 卡片:直观地代表工作项的元素。您可以在此处写下必须做什么、何时、如何以及由谁负责。

  • 进行中工作 (WIP):一个数字,表示相应列中的任务数量。为每个“活动”列设置WIP 限制有助于工作负载管理。

  • 泳道:分割列的水平线,用于指示负责任务的团队、紧急程度或只是区分其他相关类别。泳道对于涉及多个部门的大型项目特别有用。

  • 承诺点 流程中的一个步骤,当任务准备好进入开发流程的下一步时发出信号。例如,当团队成员从待办事项中选择一项任务并将其移动到下一列时,该任务就跨越了承诺点。这意味着负责人致力于尽其所知完成任务。

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此外,值得了解以下定义:

  • 周期时间:这是完成一个工作项目或将一张卡从待办事项列表推进到已完成列所需的时间。周期时间从工作项目穿过第一个承诺点的那一刻开始,到工作项目完成的那一刻结束。它测量完成任务所花费的实际时间,是了解完成工作流程中的各个项目所需时间的重要指标。

  • 交付周期:是指工作项目在整个工作流程中移动所需的总时间,从请求或启动的那一刻开始,直到完成并交付给客户。它不仅包括积极处理任务所花费的时间(周期时间),还包括任务进行中或队列中时的任何等待时间或延迟。

周期时间衡量完成任务所花费的实际时间。

前置时间衡量完成一项任务所花费的全部时间,包括活动工作时间和非活动等待时间。

这些元素与清晰的流程政策相结合,是看板流程发挥作用所需的全部。

03. 如何让你的看板发挥作用

因此,虽然看板的要素简单明了,但看板流程和结果的成功在很大程度上取决于政策的实施和有效的沟通实践。

在开始看板计划之前,应该设置一些内容:

  • 流程政策。本质上,这是一组规则、指南和协议,它们将定义团队如何执行需要完成的工作。在开始使用看板管理项目之前制定政策将确保团队知道如何处理不同类型的任务,以及如何解决在此过程中可能出现的问题,这将有助于确定工作的优先级。流程政策充当看板流程的标准。

  • 承诺。任务不应因为成员感到无聊或有多余时间而与承诺点交叉。应清楚地传达每项任务的目标和期望。为某些任务分配一个负责的部门或团队有助于跟踪并确保任务掌握在有能力的人手中。

  • 定义的工作流程。这是指工作项从启动到完成时所经历的特定阶段(列)。通过在看板中定义您的工作流程,您可以创建一个清晰可见的方式来表示工作在流程中的进展情况。这使每个人都能对所涉及的每个步骤和工作顺序有共同的理解。

  • 有限的 WIP。这是缩短每个项目周期时间的关键方面。通过对正在进行的任务数量设置上限,团队可以更有效地分配其能力和资源,避免多任务处理的低效率。拥有较少数量的 WIP 可以快速识别瓶颈并防止团队负担过重。

  • 反馈。它有助于进行迭代调整以优化工作流程、促进学习并促进持续改进的文化。看板流程中的反馈可以通过多种不同的方式提供,例如,每日站立会议或在工作项移动到相应列(即从执行测试)后完成的代码审查。

3.1 好处

看板灵活、易于使用且易于掌握,并且使用该方法有很多好处。仅举几例: 

  • 工作流程可视化 可视化允许透明度、即时反馈和实时更新。看板是一种以可视化方式表示和管理工作流程的绝佳方式,无论它有多简单或多复杂。通过直观地将流程分解为小步骤并将其放在板上,您可以清楚地了解谁正在处理哪些任务以及项目的整体进度。

  • 改善 沟通  协作。可以看到每个人在每项任务上的进展以及谁负责什么,从而促进更透明的沟通。定期召开董事会会议和签到可以让团队提供反馈并留下评论。了解谁负责某些任务可以轻松提供反馈或建议,从而改善协作。

  • 瓶颈识别。通过利用看板的视觉特性,团队可以主动识别并解决工作流程中的瓶颈。这有助于优化工作流程、减少延误并提高效率和生产力。

  • 减少浪费 并提高生产率。看板可以快速收集有关流程的信息,并且可以当场进行更改,从而消除所需的返工时间。可视化工作并识别瓶颈可以简化流程,而进行中的工作限制可以防止过载,从而更快地完成任务。

  • 连续的提高。看板的所有最佳方面都在持续改进中达到顶峰。这是在项目管理中使用看板的最显着的好处。通过清晰直观的工作流程表示,团队可以轻松识别需要改进的领域并快速解决问题。通过根据实时反馈进行增量更改,团队可以增强工作流程,提供更高质量的输出,并更快地响应客户需求。

    看板提供的透明度培育了持续优化的文化,使其成为推动持续改进的神奇工具。
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04. 数字看板转型

几年前,我在一家公司工作,我们使用真实的物理看板。我指的不是白板,而是一整面墙,从上到下都贴满了便利贴(大组织、大团队和庞大的流程)。我的一部分喜欢它。

我们都像忙碌的蜜蜂一样工作,将各自的任务与共同的目标联系在一起。看板是一切都按部就班的地方。

每天早上,我们都会捧着一杯咖啡盘旋在墙上,检查那些便利贴的去向。整个故事就在我们眼前展开。

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然而,每个人都同意,追踪每一张便签纸占用了我们整个早上的时间。

我所从事的任务是否已获得法律批准并移至下一阶段,还是被发回返工?

这就是为什么我认为看板的数字化是一种祝福。它使事情更容易跟踪并提高可读性,从而减少浪费。

另外,请考虑分析和报告。我们的经理过去常常给墙拍照,并在周一的团队会议上展示它们。缩放并解读个人笔迹……是的,不是最好的。幸运的是,数字工具使我们摆脱了这种负担。

4.1 数字看板的优点和缺点

数字看板有一些明显的好处:

  • 远程协作。数字看板在分布式团队之间提供一致的沟通和协调。团队可以从任何地方访问看板,实现实时更新、跟踪和顺畅沟通。即使团队成员分散在各地,这也能培养团结感和效率,确保项目凝聚力和富有成效地向前推进。

  • 安全。数字看板工具通常提供加密和安全数据存储,保护敏感信息免遭未经授权的访问,并且在出现意外问题时,您通常可以依靠自动数据备份和轻松的数据恢复。最后,此类工具消除了便利贴掉落、被移除得不留痕迹或简单损坏的风险。此外,它还可以让您隐藏所有可能的敏感数据,避免办公室访客好奇的目光。

  • 自动化。大多数工具都具有某些自动化功能。例如,通知和电子邮件提醒可确保看板保持活动状态、不会忘记截止日期或自动完成已完成的任务。只需点击几下鼠标即可获取所有相关数据,并且与其他相关工具的集成使报告和流程改进变得更加容易。

  • 文件管理。大多数数字工具都提供了一个安全且易于访问的地方来收集信息、支持文件以及团队留下评论和反馈。

  • 定制。大多数工具都允许灵活定制,您可以使看板适应您独特的工作流程、限制 WIP、添加泳道或添加其他列。作为第二个好处,定制使您有机会创建具有视觉吸引力的板或完全适合您的品牌的板。

然而,与大多数工具一样,没有一种正确的方法。

数字看板也有一些缺点

  • 缺乏沟通。数字工具使我们能够随时随地检查信息,这意味着我们几乎不需要与团队见面就可以完成整个过程。

    因此,如果没有实体董事会,人们最终可能会孤立工作。虽然对于内向的人来说这听起来像是一个梦想,但从更宏观的角度来看,缺乏沟通可能会导致一系列问题,例如误解、不一致、问题解决延迟等。

  • 未经过滤的输入。数字板可能会打开思想倾销的大门。虽然在头脑风暴会议中拍摄尽可能多的镜头可能是一件好事,但只有计划和讨论的任务才应该出现在看板上,以确保计划的项目有效完成。
  • 对第三方供应商的依赖。使用数字工具意味着依赖第三方供应商,如果供应商遇到问题或停止提供产品,可能会扰乱团队的工作流程。

话虽如此,如果您更深入地研究数字与物理的优缺点,您可能会发现很多相互矛盾的信息。一些文章可能认为数字工具可能非常耗时,需要人们浏览其他应用程序,而其他文章则声称亲自去董事会可能需要额外的时间。 

同样,一些文章强调了对沟通问题和孤岛工作的担忧,而另一些文章则赞扬数字工具可以促进沟通,尤其是在远程团队之间。不同的观点可能会导致对数字工具在工作场所的影响产生不同的解释和意见。

那么,是物理的还是数字的?正如我的答案听起来一样可预测——这一切都取决于你独特的工作方式。

4.2 选择数字工具

有很多工具可以用作数字看板。从老式的 Excel 到 Kanbanize 等专用数字看板工具,您有很多选择。然而,这些工具不一定彼此相同。如果您要走数字化路线,那么在做出决定之前,以下几点值得考虑: 

  • 集成:即:该工具是否可以与您已经使用的系统和其他工具一起使用?
  • 可视化:即:是否可以轻松实现工作流程的可视化?
  • 定制:即:您可以更改和添加元素,如列、WIP 等吗?
  • 自动化:即:您是否能够收到提醒,或者已完成的任务是否会自动移至下一栏?
  • 分析:即:您可以提取有关周期时间或交货时间的数据吗?
  • 易于使用:即:学习曲线有多陡?
  • 价格:即:附加功能(例如用户数量或分析)是否需要额外费用?

有许多出色的看板工具,从非常基本的 Trello 看板、功能丰富的 ClickUp,到包罗万象、直观的 Asana。不过,既然你来了,我怎么能错过谈论维玛的机会呢? 

Viima 不是传统的项目管理工具。它是一个包罗万象的创意管理平台,可帮助您涵盖从构思到实施的整个过程。

Viima 是一个易于使用且灵活的工具,用于集思广益、收集反馈或只是收集各个利益相关者的想法。各种预定义的板模板可以轻松同时运行不同的流程,从阶段门到持续改进。此外,您还可以使用 Viima 通过看板功能来管理和可视化您的项目。

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Viima 的看板是一种出色且轻量级的项目管理方式,可让您推进收集和选择的想法。

有兴趣看看它在实践中是如何运作的吗?考虑与我们知识渊博的销售团队预订演示,以了解有关 Viima 和 Viima 看板板可能性的更多信息!

05. 结论

看板从最初的简单制造流程管理工具到如今的项目管理工具,已经走过了漫长的道路。虽然看板通常与开发、软件、精益、敏捷和 Scrum 联系在一起……但不要被欺骗。看板可用于管理多个利益相关者的广泛项目,同时,它还可用于帮助组织和管理个人项目。

正如前面所讨论的,很明显,看板的简单性、灵活性、易于部署以及可视化工作流程、促进协作和持续改进流程的有效性,使看板成为对各个行业有吸引力的工具。它带来了许多好处,例如减少瓶颈、提高生产力和效率、改善沟通等等。因此,尝试看板是理所当然的事情。

至于为什么它基本上保持不变,“如果它没有坏,就不要修复它”的好旧规则在这里完美适用。从 20 世纪 40 年代到 2023 年,从汽车制造到软件开发,看板一直是而且仍然是一种简单易用的工具。

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