最佳实践 | 高效时间管理：掌握GTD方法与’滴答清单’应用实践

Runwise 创研院

2020-12-08

Runwise 创研院

06/13/2024
个人成长

你是否因为拖延，而总是熬夜在DDL前完成工作；

你是否因为时间不够用，而导致做事效率低下；

你是否因为混乱的工作安排，而头疼不已。

那么，这篇文章很适合你。

本文篇幅较长，建议根据需求获取信息先 mark，逐步观看。

一、前沿

之前其实我还会用 Notion 来作 GTD 的 To-do List。但一些原因使我很少打开来看，更多是停留至记录，没有去真正的执行。其实他还是不太适合去做这件事情。

没个工具管理任务的话容易误事没重点。前段时间快上线了才发现有了个需求漏了，急急忙忙搞完。这时候的自我要求能完成就行了，偶尔还好，要是次数多了每天就处于“忙而无用”的状态了。

我之前用过 Thing3、Google 日历、微软 To Do、极简待办等，都没坚持下来，不是因为我没耐心，那是真的用着不顺心。

那么，一个合格的GTD工具需要具备哪些能力呢？

我总结了下：

待办清单、分类归档、搜索、提醒、视图筛选。很多工具都有这些功能，但是真正能有效率的不多，「滴答清单」就是这么一款符合且高效的工具。

但光有工具是不够的，必须知道工作原理才能真正为自己所用。因为每个人的情况不一样，遇到的问题也不一样，所以必须理解底层原理取其精华，才能形成自己的一套系统。

因此，我除了看各平台文章外，也研究了 GTD 作者戴维·艾伦(David Allen)的著作《搞定Ⅲ》里的一些理论。

做事靠系统不是靠感觉

大脑不适合来记事。人的短期工作记忆非常有限，最多只能想几件事，多了就容易忘，且时常会被其他干扰。
大脑靠不住怎么办呢？利用外部系统可以分担大脑记录的工作，比如笔记体系，也是大脑的外延系统，就像印象笔记的 slogan：你的第二个大脑。
除了笔记，生活和工作还有很多的“任务”，同样也需要外包。
所以，某种意义上「滴答清单」可以做作第三个大脑。
利用这些外部大脑解放脑力，让大脑更多的去做思考的东西。

二、GTD 原理

GTD 是 Getting Thing Done 的缩写。这是一种能帮助你搞定事情的方法，可以解决「下一步做什么」这个具体的问题。

1. GTD 适用人群：
日常事务较多、追求高效、拖延、焦虑、健忘、有一定执行力但不知道方法论者。
2. GTD的核心：
心如止水：将“念想”和“行动”分开，以达到专注效果。
要事优先：优先做那些“重要”的事情，以带来最大价值。
3. GTD的原理：
清空大脑内存。大脑内存的占用会使我们感到焦虑，所以GTD针对性解决这个痛点，提出「大脑是用来思考的，而不是用来记事的」的道理。

心如止水

有个叫做“蔡格尼克效应(Zeigarnik effect) 的心理学效应。说的是，没有完成的任务，会绐我们带来精神压力。比如你有一件今天必须完成的任务，同时又有个想看的电影，正常应该先完成任务在看电影。否则，这个“未完成的任务”就会一直困扰你，让你看电影也不痛快。要是任务一大推，肯定就心烦意乱啥都不想干了。
可是任务太多做不过来怎么办昵? GTD要求你用一个「外部系统」去记录在什么时间、什么场合要做什么事情，而不要用自己的脑子记。脑子是用来想事儿的，不是用来记事儿的。
因此，使用外部任务列表将大脑念想外化，作为大脑的延伸系统。
有了可靠的任务记录系统，你就可以在任何时候都不用担心自己还有哪些该做的事儿没有做，你就达到了心止如水的境界，你就可以好好享受工作本身，你的效率就会提高。
这就是戴维·艾伦发明的 GTD（Getting Things Done）精髓是：Done。把这个任务做完，done了，你就不用想它了。不用想是目的，done是手段。

要事优先

只想着“Done”也不行，还需要考虑那些重要的事情。
因为重要的事才是最能体现价值的，所以我们要遵循“要事优先”的原则，将事情按照“重要”和 “紧急”这两个维度分类，优先做那些“重要但是不紧急”的事情。
其实重要的事儿都不紧急，紧急的事儿都不重要。事情之所以紧急了，有部分原因是因为没有及时去处理，拖延导致变成紧急了。
使用外部任务列表达到心止如水，再加上要事优先，这就是时间管理的根本原则。

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知道该做什么有时候还不行，还有一个 “自控力管理”的问题，那就是另外的话题了，在这就不多说了。
下面我来详细介绍下GTD 步骤和实际操作。

三、使用方法

GTD 方法分为五步：收集、整理、组织、回顾、执行。

收集：INBOX的概念，即把你想到的 STUFF 统统丢入 INBOX。
整理和组织：将收集阶段INBOX的内容进行整理，放入对于的清单列表，分为行动和项目清单。
回顾：整理完INBOX后，进行整体回顾，做好下次计划和检查。
行动：开始执行吧！结合时长、场景和精力来选择执行的行动。

收集

”人们不清除脑子里的杂草，就容易被它们的草尖刺到。——霍勒斯·沃波尔（Horace Walpole）

清扫大脑。收集的目的就是清理大脑里的杂草，如：想法、任务、目标、灵感、点子等，都收集到一处。
换句话说，一有心事，就把它记录下来。
记录时有两个原则：
1. 简单快速。
2. 不多想，不拘于形式。
我发现，如果懒得记东西，原因往往很简单：手边没有快速记录的工具。出现想法时要是记录都要花上几分钟，大概率都会放弃。所以，最好让记录简单易行，并且毫无不方便的感觉。
记录时最好避免分析和想如何做，当然如果你已经想好的细节和已有的资料还是要一起记录进去的，避免遗忘和方便执行时快速调取。
比如，你接到一个需求，有明确的截止日期和对接人，那肯定要一起记录。你发现产品上的一个问题，那就没必要在记录时想解决方法，记录发现问题的环境即可。

实际操作

滴答清单中的多种收集方法：

有什么设备就用什么设备，结合实际场景，优先使用更快的方式，如语音。

手机

Siri

比如，一般在家里我会使用「语音」记录

“嘿，Siri，添加今天下午6点去楼下拿快递到滴答清单” 或者简单点 “提醒我下午 6 点拿快递”

因为，在滴答清单可以从 iOS 的「提醒事项」和「日历」中自动导入。

经常我带着 AirPods 不方便拿手机，也能创建任务，Siri 真是太贴心了 ❤️

注：发送带有时间信息消息会自动识别任务日期，例如“今天下午三点去开会”“周六9点去打球”等。

更多内容前往APP设置-快捷添加任务。

微信

如果我正好在使用微信，那我会直接发消息给「滴答清单公众号」来创建，环境允许的话我更喜欢用语音。

三维触控

除此之外，我还可以通过 iOS 的“三维触控”长按「滴答清单」APP 进行快速创建。

Mac

快速添加条

使用快捷键，不需要打开滴答清单主窗口就可一键添加任务。

技巧：我会更改默认的快捷键为「CMD+空格」，因为我的 Alfred 快捷键是「Alt+空格」，操作上有统一认知，不必再多记快捷键。

批量添加多个

如果从其他地方复制几十个任务过来，一个个添加就太麻烦了，快捷的方式是：先确保每个任务是分行的，然后复制到「添加条」会弹窗提示“是否要创建多个任务”，确定即可批量创建完成。

PopClip

在微信上或其他应用上看到任务或点子，我会通过工具 PopClip 的鼠标划词快速添加。

更多的创建任务方法：https://guide.dida365.com/iOS/task.html

整理和组织

整理是筛选和处理，组织是归类。
为什么将处理和组织放在一起呢？在GTD步骤当中是分开的，但其实这两步是需要同时进行的，所以放在一起讲也更好理解。

收集箱处理流程图

清理收集箱的流程：
1. 明确意义，这件事是否有必要去做吗？根据目标去判断。
2. 需要行动吗？根据时间判断，本周是否要去做。
3. 是否有多个步骤？往往一个任务由多个步骤组成的，多个任务组成复杂的任务（项目），项目需要多个协作时，按照项目名称建立清单。
  分解复杂任务时，可以选择另一个较为充裕的时间段完成，对近期将要开始进行的项目进行全面的规划和分解。
  - 分解任务：如何是一个复杂项目，需要分解成若干个小任务，再将每个小任务具体化。设置“下一步行动”。
  - 下一步行动：设好3W（Who do What by When），也就是：执行者、任务内容、截止时间。即句子结构包含：日期 + 动词 + 事件 + 关键人。
4. 细化成每一个行动后，判断完成时间，
  - 两分钟内是否可以完成？是「立即完成」；
  - 能否委托给别人做？交代给别人后还需要进行跟进；
  - 安排进每天的日程当中，设置好提醒。
在《搞定Ⅲ》中，作者会把事情和资料都放进 GTD 中，但「滴答清单」并不适合做存储资料，所以还是放在「印象笔记」比较好。

实际操作

任务中的语法改造

举个例子，未被加工过的是这样的

问 Jack 要格式

为了确保在执行时能准确理解「要和谁做什么」，我们需要对这些信息进行简单的语法改造：下一步行动 = 日期 + 动词 + 事件 + 关键人。

晚上 8 点（截止日期），给 Jack（关键人） 打电话（动词）问数据分析报告的格式要求（事件）

还可以进一步判断行动的情景是什么，添加对应的标签。

晚上 8 点，给 Jack打电话问数据分析报告的格式要求（#微信语音）

对「任务清单」里的任务进行分解。

对于自己独立完成且步骤较少的简单项目
- 在「滴答清单」中切换为「子任务模式」然后将每一个步骤，都以子任务的形式写在任务详情中对第一个步骤；
- 进行语法改造，同时设置子任务提醒。
对于需要多人协作或步骤多的复杂项目
- 创建一个新清单，命名为这个项目的名称。然后删除和移动原任务。
- 这样做的好处是，你能和很方便的看出项目的进展，还能使用「滴答清单」你的看板功能，用过看板的肯定会喜欢看板。

滴答清单的分类和标签

任务很多时，合理的分类可以保障系统正常运行。对应的功能如下：

「清单」对应事情的「分类」，将同类的事情归纳到一起；
「日期和提醒」对应事情的「紧急程度」，用来规划什么时候做哪些事；
「优先级」对应「重要程度」，用来来判断今天先做什么，后做什么。

除了这三个维度外，还有两个维度——情景和状态，可以使用「标签」来实现。

分类，跟上一篇文章《如何建立一个闭环的笔记体系？》使用的一样，有两点：

编码，快速定位目录
MECE原则（不重不漏），即彼此相互独立不重叠，但是合在一起完全穷尽不遗漏

清单分类

清单的分类要跟上面的流程图要相对应，但是有些不用创建清单，可以用已有的功能代替：

下一步行动和日程：使用「今天」和「日历」进行查看。

标签

情景用法：当你在上班时打开「日历」视图查看今天需要做的事情时，发现有很多个人的事情混在一起，想更加聚焦怎么办？

可以通过「筛选」功能选择「Work」项目组清单，就只有工作的事情了。但我还想在工作完成后做点个人的事情怎么办呢？

只有在任务中添加标签「在公司」即可。

情境分类的好处：它是限制你的选择的第一道坎，让你避免想起自己做不了的事情。

自定义智能清单

智能清单管理页，点击下方「添加智能清单」，可以根据「清单」、「标签」、「日期」、「优先级」、「分配给谁」五个筛选条件创建智能清单。

四象限用法

例如，“重要且紧急”的筛选条件可以设置如下：

日期选中「今天」、「明天」
优先级选中「高优先级」、「中优先级」

并且，你不用手动去调整任务的状态，如果一个重要不紧急的任务没有被及时处理，它会自动从重要不紧急转移到重要且紧急。不过，你应该不希望这事儿发生吧。

智能清单结合标签和分类等可以组合出很多个性化的清单来查看和管理，比如：“下班后最紧急的事”、“未进行语法改造任务”。

我的“将来清单”比我常用的项目清单长得多。我觉得其中很多念头似乎有些“痴心妄想”，比如划着独木舟在密西西比河上漂流；也有些比较“切合实际”，比如把照片扫描、保存为数码文件，重写公司的部分网站介绍等。这类事务不附加具体的下一步行动，这是它们的决定性特征。。

回顾

回顾放在第四步不是说要先回顾才能执行，回顾和执行其实是相互的，开始执行后才能进行回顾，回顾后才能更有重点的执行。
回顾有两个目的：（1）更新内容；（2）对齐目标。
作者在《搞定|||》中用“深思”取代了“回顾”，但我还是觉得“回顾”更能理解做什么。书中提到：“深思”是必不可少的步骤。如果你根本不看日程表上标注的事务，当初就没必要做标注。如果你拨打电话时根本不查看电话清单，又何苦列一份电话清单呢？
所以，列出了清单就要去看。切莫「列时一时爽，一直列一直爽」。
定期对不同清单进行检查回顾，检查你的任务系统是否运转的顺畅，有没有遗漏的和过期的，保证所有的事项都符合最新的情况。
按每日和每周进行：
第一维度，下一步行动，每日检视回顾；
第二维度，当前的项目，每周检视回顾；

实际操作

每日安排并及时回顾

每天打开滴答清单做的第一件事情，就是进入「今天」智能清单。然后，我们可以进行一个简单的检查，判断今天的安排是否合理。

点击「今天」智能清单右上角的「圆环」图标，进入「每日计划」模式，我们就可以逐条查看今天要做的所有事情，并方便的进行调整。

如果一件事情的时间安排是 OK 的，就直接点击右下角「下一条」
如果一件事情只排了「今天」，但你需要指定一个确定的时间，那么就点击「今天」，并选择「今天某时」来设置时间
如果一件事情你觉得今天做不了需要推迟，那么就点击「以后」，并选择推迟到明天、下周或者其他日期去
如果一件事情是昨天没有及时处理而遗留下来的，就可以根据需要选择放到「今天」或者「以后」

「摘要」功能进行每周总结

每周总结每个人都不陌生，但是很烦的是，需要去清单也查看然后复制粘贴出来，形成周报。这样的效率太慢了，滴答清单的「摘要」功能可以自动生成周报。

还能按清单、标签来筛选，按完成度、清单、时间和优先级进行排序

执行

”只有勇于付诸行动，而不是空想，才能掌握这个世界。做比看更重要……手是思想的利剑。 ——J·布洛诺夫斯基

根据当前所处情景，从“日历”中筛选适合的行动去执行。
- 选择原则：根据所在场所、时间长短、精力状况等因素综合选择适合的行动进行。
- 执行原则：优先做清单上的行动，遇到突发事务收集到收件箱延缓执行，避免当前专注的行动被打断。
比如，等餐时有10分钟的空闲，你想高效利用这段时间，最好选择一些比较放松的事情。
所以我建立了一个放松清单，里面的任务有：刷「快知」、处理「必收」。这些都能在碎片时间进行。