3步提高产品会议效率和员工满意度

用设计思维开会的三步骤：

• 界定问题（Define）清楚地指出会议需要解决的问题。

• 设计实验（Experiment）自由尝试不同会议形式。

• 迭代优化（Iterate）发现有效形式不断改进迭代。

关注参会者注意力：

• 设定合适节奏，一次性处理4-5项问题比较合适。

• 选择合适时长，控制会议在20-30分钟以内。

• 选择合适媒介，鼓励在会议中使用低/高保真原型。

将会议落实到行动：

• 精挑细选参会人员，亚马逊“两个披萨”参会人数限制原则，将参会人数控制在6人范围内。

• 明确会议议程，会前明确指出会议上要讨论的问题或目标。

• 一定要有主持人，主持人能让以分歧开始，以共识结束。

团队合作是我们天性中根深蒂固的一部分。人类之所以在群体中进化，是因为群体才能产生更大的影响力。对产品团队来说，道理也是一样的。那些经常开会协作的团队（无论是远程还是面对面）最有可能获得成功。
然而矛盾的是：大部分产品团队觉得开会是浪费时间，有些甚至讨厌开会。
这究竟是怎么回事呢？
大部分团队的问题在于：没想清楚就开会，这会带来潜在的危害。
对设计师、开发者、作家等创作者来说，会议会打断他们的工作安排——以小时为单位是难以设计出好作品，编出好程序或写出好文章的；也就是说日程表里分散的会议对他们而言弊大于利。
对管理者来说，那些组织匆忙、计划不周的“碰头会”牵涉了太多人员，难以产生任何推进作用，处在这样的会议中同样是在不断浪费时间。
而对企业而言，开会的成本很高。假如一个80人的团队每周开会5个小时，那公司每年就要为此支付60万美元（以IT界平均薪水来计算），这无疑是一项巨大的投入。
所以，如果会议安排不当，消耗的人力和成本是显而易见的。当然，这并不是说不要开会，如果会议安排得好，它可以起到帮助传递想法和策略，稳固团队关系的作用，还有利于产品取得成功。
什么样的会议被认为是一个好的会议？哈佛大学教授定义的一场好会议的7大特征。下面我们来看一些巧妙的办法，帮助你有效召开产品会议。

一、用“设计思维”开会

点击学习什么是设计思维！！
产品设计的过程包括识别问题，然后设计解决方案，通常优先考虑外部问题——代码、用户界面或用户体验中的问题，这些面向客户的问题最明显，因此引人关注。
但是，你要将这种方法转向内部，因为内部的情况直接影响你在解决的外部问题。处理这些内部要素，比如开会解决问题的能力，需要用到解决设计上的问题时同样的方法。
《Meeting Design》的作者凯文·霍夫曼建议把设计思维的方法作为计划和评估会议的清单，以帮助改善会议——通过迭代、周期性调整的方式来找到最佳的会议方案。
这一过程包括三个步骤：

1. 界定问题（Define）：清楚地指出会议需要解决的问题，这样可以引导团队找到解决方案。这个基本问题要能够量化，以便在解决问题的过程中跟踪进展；
2. 设计实验（Experiment）：自由尝试不同的会议形式，看看哪一种形式能够有效帮助解决问题。当然，设计时要考虑会议的时长和推进会议进行的方式，或进一步研究其他会议形式，比如Goalfest、亚马逊叙事备忘录或者Google微会；
3. 迭代优化（Iterate）：跟产品一样，会议需要不断改进才能成功。一旦找到一种有效的会议形式，就要迭代优化，并保证它与手头上要解决的问题是相关的。

一个问题往往不止有一个原因，也不止有一个答案，这也就是设计思维的方法能在会议设计中产生效果的原因。设计思维能帮助你识别问题，并找到针对这个特定情况的解决方案。

二、关注参会者的注意力

所有会议都有一个共同点：有人参与。
这会带来一个挑战，即人们在会议上共享了信息，但他们理解和回忆这些信息的能力是有限的。
如果会议没有条理，各种想法、观点和指示乱成一团，那大家在理解和回忆这些信息时就会很困难。想法无论是好是坏都混在一起，一些人跑了题，一些人一脸懵，这造成的结果就是会议开不开都没什么两样。
在尝试会议设计时，你就要开始解决这些问题，一般要考虑以下三大要点：

（1）设定合适的节奏：

我们的记忆一次性能记住四到五个新东西，而能够转化为长时记忆，日后还能回想起来的，是那些得到最多关注的，又或者与记忆中原有信息相关的信息。
所以，为了帮助团队吸收尽可能多的信息，可以考虑将会议分割为几个部分，每个部分包含四到五个相关的条目，而且每部分的结尾要留出反思和提问的时间。
另外，将信息片段联系起来，给团队更多时间来处理这些信息，这样就能帮助团队将更多的信息从暂时的记忆转化为长时记忆。

（2）选择合适的时长：

“听”是人们在会议上输入信息、形成记忆的主要方式。然而要形成良好的记忆，光靠“听“的话，效果是有限的，因为“听“是个苦差事。
《讲课有什么用？》的作者唐纳德·布莱做了一个实验，实验结果显示：学生在听讲座的时候，心率不断下降，导致他们精力涣散。听课20到30分钟以后，学生就开始难以吸收新信息。
根据这个观点，设计会议时应该把每个部分（包含4-5个条目（item））限制在25分钟内，来保证参会者集中注意力。具体执行时，可以先用10分钟回顾内容细节，再用10分钟讨论；最后，在开始下一个部分之前，用5分钟进行总结反思。

限制会议时长，不仅有助于我们集中注意力，还能让沟通更简单有效，迫使人们更快说到点子上。

（3）选择合适的媒介：

“听”和“说“并不是人类唯一的交流手段。
嗅觉和味觉可能和会议设计没什么关系，但视觉和触觉却与之相关。
多种交流方式并用更能促进理解，因为当大脑将听觉与视觉或触觉联系起来时可以挖掘更多含义。
例如：视觉性的资料能让人获得更深层次的理解，而其他手段无法做到。在某些情况下，视觉性的资料是让人理解的唯一手段。所以我们用图表来演示数据，绘制模型来解释概念，使用便利贴来建立结构。
鼓励在会议中使用低/高保真原型，这是另一种让团队做出更好成果的方法。一定要准备好速写本，这样团队成员就可以写写画画分享知识，解释那些难以用语言表达的想法。

三、将会议落实到行动

任何会议的关键都是利用团队的综合能力，朝着期望的目标前进。如果会议没有落实到有助于目标实现的行动上，那就是失败的。
以下是一些帮助你将会议落实到行动的基本策略：

（1）精挑细选参会人员：

参会人员越多，会议耗时越长，管理难度越大。反之，参会人员越少，会议耗时越短，管理难度越小。要想让会议落实到行动，小型会议永远好过大型会议。
结合具体情境来说，三个人开会，可以连成三对“两两对话“；五个人开会，就增加到十对；七个人开会，则直接增加到二十一对。嘈杂的对话很难让每个人都维持在同样的进度，这是很痛苦的一件事。

想想经典的亚马逊“两个披萨”参会人数限制原则。两个披萨大约够六个人吃，将两两对话限制在十五对，可以保证会议迅速进行。

（2）明确会议议程：

每一次会议之前，都要明确指出会议上要讨论的问题或目标。这样团队成员就有机会进行准备，在会议上适当地出谋划策。提前通知团队会议的内容可以帮助他们花多点时间考虑问题或目标，从而产生更多好的点子。

（3）一定要有主持人：

一个好的主持人是公正的，并且有足够的权威保证会议正常进行。为了达到最佳效果，会议应在主持人的组织下，以分歧开始，以共识结束。这种方式可以让团队先从不同角度看问题，鼓励参会者发挥创意，再探讨项目范围内可行的方法，得出结论，最后以一个果断的行动方案结束会议。

四、结论

无论团队是否喜欢开会，会议都是产品开发中的一个组成部分，不应该把开会当成形式化的事情。与其抱怨开会浪费时间，不如转换视角，把会议当作一个设计问题。
如何有效开会，并没有唯一的解决方案。但如果积极试验，优化开会的方法，就能通过会议得出积极成果，形成更良好的团队氛围。
低效的产品会议不仅不能做到促进各方沟通，提升团队凝聚力，使产品获得成功还会耽误工作进程，损耗团队心力。那么，如何做才能使产品会议高效进行呢？本篇文章将为你解答。 团队合作是我们天性中根深蒂固的一部分。人类之所以在群体中进化，是因为群体才能产生更大的影响力。

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作者：Ty Magnin
原文来源： https://www.appcues.com/blog/product-meetings
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