学会开会|成为有连接感组织的重要技能

runwise混合型会议

远程会议在疫情中逐渐显得尤为重要,而当线下接触变得更加安全时,人们关注到未来的许多会议将是混合的——现场人员和远程参与者共同参加。文章提出了需从技术、设计和协调三个要素创建更好的混合型会议,让未来混合型会议能被更多的人所用。

文章目录

1 后疫情时代的会议

随着我们艰难迈向后疫情时代的新常态,有一件事变得清晰起来:未来的许多会议和活动会同时涉及到现场与会人员和远程参与者。最近一项针对知识工作者的国际调查发现,62%的人已经采用了办公室和远程工作的混合模式,98%的人认为,未来所有的会议都会有远程参与者。随着面对面接触变得更加安全,非营利组织领导者正在努力为理事会和员工的日常运作制定新的愿景,因为他们知道,与2019年相比,预期和现实都已经大不相同了。

尽管混合型会议(hybrid meetings)自有其优势,但它也会带来独特的挑战,很少有组织能够从容应对。

由于以下几个原因,社会部门对运作良好的混合型会议需求尤为迫切:

1. 连结。组织必须通过互动和与使命的关联来吸引理事会成员和其他志愿者。受薪员工必会承受管理不善的混合型会议之困,但许多志愿者并不会——有个一两次他们就脱离组织了。

2. 分散。疫情期间,许多非营利组织因(线上)招募分散在各地的员工和理事会成员而受益。随着面对面会议的恢复,他们需要找到让每个人都参与进来的方法,但许多组织缺乏资金来报销远在外地的员工或理事的差旅费。

3. 多元。最难招募的理事会成员,例如有色人种和目标选区的代表等,最有可能从混合型会议方案中受益。此外,犹太教改革联盟(the Union for Reform Judaism)的前任主席达里尔·梅辛格(Daryl Messenger)指出,“非营利理事会……在招募家中有孩子的年轻成员时,应避免期待需要长时间通勤的现场与会。”

有鉴于此,重要的不仅是要持续开放混合型会议,而且要把这种模式做得更好。在疫情之前,远程参会者常常感觉自己被忽视和疏远。伴随疫情而来的强制性虚拟环境消解了这个问题,并提高了对远程参与的期望。随着会议向混合型发展,许多人会认为,忽视远程参与者就是错失良机,会给那些最能带来多元化因素的人们造成极大的不利影响。

那么,非营利组织领导者如何确保远程参会者感到充分参与呢?他们又要怎样做才能使混合型会议有用、高效和包容?与其哀叹无法将所有人聚集在一起,不如创造出比单纯现场或远程会议更好的混合型体验,他们又要如何做到这一点呢?

2 混合型会议的利弊

我们已经看到,随着会议灵活性的增加,整体出席率也在增加,这使我们在考虑理事会成员的身份和位置时能够更打开……我认为,未来这种混合形式和远程参与必然是一种选择。

埃里卡·沃尔夫(Erica Wolf)

在调查中发现,非营利组织领导者基本都认可混合型会议的必要性,但同时也对这种会议模式表达了许多不同意见。他们希望在一定程度上恢复现场会议,但也知道混合型会议能聚集更多的人;如果现场会议是唯一的选择,就算少数远方的参与者会到场,但更多的人则会选择不参加。

经过两年的远程会议,很难再让理事会成员像以前那样频繁地出现在现场了——但混合型会议也能带来新的机遇。另一些人则体验到了这种会议模式的一些弊端,持不太乐观的观点。理事会顾问乔恩·哈格特(Jon Huggett)指出:“混合型会议产生了一种不平等的感觉。有的人在房间里,有的人在外面,有的人碰巧坐在正确的位置上,还有的人根本听不清” 。而“跃向影响力”(Spring Impact)的创始人丹·贝雷洛维茨(Dan Berelowitz)说:“让每个人都能够经常性地融入其中,这是几乎不可能办到的事情。”

runwise学会开会-混合型会议

3 更好的混合型会议

对混合型会议有效性的担忧是有道理的,但我们需要搞清楚:这些问题是该模式所固有的,还是领导者可以靠经验去克服的?就像在疫情期间,随着技能的提高和技术的升级,我们对线上聚会的态度也有所改善,而同样的,我们对混合型会议的看法可能也会随着我们的熟练程度而改善。

从明确的目标意识开始是很重要的。高优先事项通常包括出席率、广泛的参与性和包容性、现场和远程与会者体验的相似性以及产出效率。要在混合型会议中以(在金钱、时间和培训方面)可接受的成本实现部分或所有这些目标,需要对三个要素进行深思熟虑:技术、设计和协调。以下是对每个要素的详细介绍:

技术

混合型会议技术一般有两种,我们称之为“小组法”和“个人法”。最简单的小组法是在房间的一端使用一台笔记本电脑的摄像头和麦克风来拍摄现场与会者,并使用标准的投影仪将远程与会者的图像显示在屏幕上。然而,除了非常小的会议之外,现场与会者的弓形视野都会太小,远程与会者无法很好地看到其他参与者。增加一个或多个三脚架或壁式摄像机,在几面墙上放置屏幕,并使用扬声器功能,可以大大改善视频和音频质量。此外,确保室内屏幕显示演讲者视图而不是头像缩略视图,可以更容易看到远程演讲者。

还有一种更复杂的系统使用追踪活动的演讲者的视频技术。例如,“会议猫头鹰” (Meeting Owl)是一个圆柱形的设备,结合了摄像头、麦克风和扬声器。这个设备放置在会议室的中央,可以放大正在讲话的人(远程参与者仍然显示在屏幕上)。这对小型聚会特别有效。我采访过的大多数有使用会议猫头鹰经验的理事会主席都表示,猫头鹰改进了他们的混合型会议,尽管那些试图将几个设备连接在一起举行大型会议的人在设置和操作上会存在困难。

任何小组法都会存在的一个局限性是,现场和远程与会者的出现方式不一样。现场参与者一起出现(如果房间里有多个摄像头,则为几个方块),而远程参与者则是出现在屏幕上分散的各个方块中。因此,房间里的人图像都比较小,而且没有备注他们的名字,这就使得每个人的体验很难平等。同样,这两种类型的参与者对聊天和投票功能的使用也不同。最后,在小组法中获得成功的非营利组织往往拥有更先进的视听能力,有大量的内部支持或外包支持。例如,林肯中心的理事会会议平均有40名与会者,25-30名与会者使用Zoom,他们雇用了一家外部公司提供技术支持和混合软硬件租赁。

在个人法中,每位参与者都使用一个单独的屏幕,通常是一台电脑或平板。在同一个房间里的与会者将他们的麦克风静音并关闭扬声器。对于小型会议,音频传输有可能会通过主持人的电脑进行,但更多的时候会通过集中放置的扬声器(通常有分机话筒)、桌面话筒或内置的房间电话会议话筒和扬声器进行。更复杂的安排涉及到额外的摄像机,用于聚焦于演讲者、白板和(或)投影演示材料。个人法的一个主要优点是,所有与会者在屏幕上看起来都一样。每个与会者都显示在他们自己的个人方格中(并有姓名标签),大大增强了体验的平等性和识别发言者的能力。这通常也是成本最低的方法。

虽然这需要每个人都有自己的屏幕,但组织可以购买平价的平板电脑在办公室里使用。尽管有些专家担心现场与会者会抗拒在他们面前摆放屏幕,但许多尝试过这种方式的人发现,与会者更喜欢这种方法,而不是小组法。Zetema项目是一个专注于改善医疗保健的非营利组织,由我担任主席,我们最近在一次会议上使用了个人法,评估结果显示,86%的受访者认为这种方法很有效,82%的人觉得能够充分参与讨论,86%的人能够听清楚。最重要的是,超过三分之二的人表示,他们更希望我们今后的会议以同样的方式进行,而不是要求人们现场出席。

无论采用哪种技术方法,关键是要仔细规划,投资于必要的技能、软件和设备,并确保操作技术的人有足够的自由来专注于此。幸运的是,对于非营利组织来说,有一些具有成本效益的选择是可行的。

项目设计

有效的混合型会议需要精心设计。目前在多个非营利组织理事会任职的吉姆·希格(Jim Heeger)指出,“Zoom会议不是Zoom通话”( “A Zoom meeting is not a Zoom call.”)。与一对一的电话不同,组织必须事先考虑好有多个参与者的会议。贝雷洛维茨建议提前安排好议程,让场内和场外的参与者都会担任演讲者。

这就强调了远程与会者的重要性。如果重要的演讲者主要在现场,可以预先指定远程与会者来对演讲者做出回应。事实上,为了增加总的参与度,一些理事会主席会邀请他们预先知道届时不在办公室的理事会成员(如果不是远程可能根本不参与)发言或准备简短的回应。

对于使用个人法的混合型会议,通过在会议期间的特定时刻大量使用聊天框来提高参与度是一个好主意。例如,可以在演讲和讨论中向小组提出预先确定的问题。与内容相关的Zoom民意调查是另一种吸引参与者的有效方式。在一场有争议的会议之前,领导者可以就手头的问题对与会者进行匿名调查。例如,一个无家可归者收容所的领导者可能会问:“你认为我们应该倡导针具替换项目吗?”或者,在专家讲述弱势青年的技术获取情况之前,一个辅导项目的理事会主席可以就一个相关的问题(例如,“我们目标人群中的大多数需要多久可以接入宽带?”)对参与者进行调查,并要求演讲者参考这些回答。虽然聊天和投票在采用小组法的会议中仍然有用,但请记住,现场和远程参与者的体验会有所不同,因为如果不采用更复杂的基于app的程序,房间里的与会者就无法直接参与。

毫无疑问,与不在办公室的人建立关系更具挑战性。因此,在混合型会议中,即使占用理事会工作的时间,也值得为社交连接留出时间,因为更好的关系往往能提高工作效率。我最近参加了Zetema项目的一个混合型理事会会议,采用的是个人法。所有与会者都做了自我介绍,提到了专业上的首要任务,并指出了他们需要帮助的领域;成员们在聊天框中作出回应。此外,即将毕业的研究员们就他们正在完成的工作经历发表了意见,并向小组成员征求职业建议。小组成员随后以口头对话和聊天框的形式自愿发表评论。

协调

除了使用虚拟会议的最佳做法外,主持人应努力通过以下方式协调两种与会者的不同体验:

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· 邀请尽可能多的参与者发表意见,包括主动邀请没有自愿发言的人。

· 交替邀请现场和远程参与者,并向后者倾斜。

· 确保现场参与者正对摄像机,对着话筒清楚地发言,以便每个人都能听到他们。

· 避免房间内的玩笑,这些玩笑会让远程参与者感觉受到了冷落。

· 准时开始所有会议,避免让远程参与者等待。

· 制定并执行提问礼仪——例如举手——以确保现场参与者不会主导或大声喊出问题。

一些混合型会议在现场会议室使用白板或Tipchart,并为远程与会者提供一个共享的在线文档。工作人员或志愿者可以帮助将二者连接起来。同时,会议主持人不应该有其他责任。应该指派一位技术专家或其他人员来密切关注并将问题输入聊天框,必要时清空等候室,并处理现场任务。管理混合型会议应该是一个团队的事情,聪明的领导者把它看作是一个吸引多个参与者的机会。

4 展望未来

许多以前举行现场会议,后来转为远程会议的理事会意识到,他们的成员并不想完全回到现场会议的状态。一些人计划交替使用远程会议和现场会议,而另一些人则希望更频繁地举行较短的远程会议,加上年度的现场务虚会(on-site retreat)。但大多数人意识到,即使是现场会议,也需要使用混合模式,以最大限度地提高参与度。
幸运的是,当组织精心计划和执行技术、规划和协调工作时,混合型会议就可以变得有效而包容。事实上,一个运行良好的混合型会议可以吸引更多的人参加,同时使现场参与者比单纯的虚拟会议更容易与他人产生连接。混合型会议的趋势有可能使大多数非营利组织受益,但前提是领导者必须有效地执行。设计拙劣的会议可能会使志愿者失望,且耗费精力;而精心安排的会议则会产生前所未有的参与度和包容性。领导者要想从他们的理事会和团队中获得最佳效果,现在就应该在熟练掌握混合会议的技巧上有所投入。

参考资料:

来源 斯坦福社会创新评论 

原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/2aL5mGm1_2z4AaDSAYiWeA

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