创新入门|如何在企业内部顺利实施AI办公:探索2个维度与3个步骤的AI办公实施策略

AI办公

AI可以提升工作质量,但如何在企业内部运行AI办公却可能是管理者们面临的最具挑战性的一步。众所周知,AI正在高速发展,它带给企业的好处显而易见,既提高了工作效率也精进了产品服务,然而员工对AI办公的普及却并不都是持欢迎态度。是什么让他们对AI技术犹豫不决?企业该如何让员工顺利接受AI办公?2个维度、3个步骤助您了解并解决员工们的不情愿,让AI办公在企业内部顺利运行。

一、2个维度了解员工对采用AI办公犹豫不决的原因

 

AI的存在感已经越来越高,然而一个在工作中很常见的情况是员工们不愿意使用AI办公工具,因为他们担心AI产出的工作结果会超越他们给出的方案,并最终使他们成为可被替代和优化的选项。虽然AI办公会导致部分员工失业是一个令人担忧的现实,但员工对AI办公保留犹豫态度的原因不止局限于此,我们可以将其归结为两个主要维度:意愿和技能。

一些员工可能愿意使用AI办公,但却没有必要的技能;另一些员工可能具备了技能,但却缺乏使用的意愿,而企业的目标是找到并培养这些既有使用AI办公意愿又具备技能的员工。因此我们必须先了解影响员工意愿和技能的因素有哪些,才能顺利帮助企业跨越这些障碍。

2个维度了解员工对采用AI办公犹豫不决的原因

1)意愿

对AI办公持犹疑态度背后的意愿可分为多种情况,这来源于员工自身对AI办公的看法:
 

a、担忧AI办公会造成自己的失业:员工可能担心AI会取代他们的工作岗位,导致失业,尤其是在一些重复性劳动或机械性工作中,AI办公技术的引入可能会减少人力的需求。

b、AI办公带来的隐私和安全问题:AI办公在处理大量数据时需要获取个人信息和敏感数据,员工不确定这些数据的最终处理情况,会担心自己的个人信息被滥用或泄露。数据隐私和易受攻击等安全问题是AI应用的重大障碍。

c、对AI缺乏信任:员工可能对AI的准确性和可靠性持怀疑态度。AI目前还处在发展阶段,任何AI办公工具都需要经过大量的调校和培养才能生成结果,因此AI也可能会出现错误,导致错误的决策或成果。

d、AI办公会影响企业文化和人际关系:AI办公的引入可能会改变工作环境和人际关系。对员工而言,大量的人机合作是否会导致团队协作和社交互动的减少还未可知,而人类的群居属性决定了员工即使处于工作状态中也有一定的社交需求。

e、AI办公对自身发展的影响:对于新技术的引入,员工通常会没有安全感,从而对未来感到不确定,不知道AI办公将如何影响自己的工作和职业发展,而自己又是否做好准备去处理这些问题。

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2)技能

 

构成员工难以掌握AI办公技能的因素比较简单,可以归类为以下三点:

a、AI办公带来的操作和应用挑战:对于一些没有接受过相关培训或了解AI办公的员工来说,使用新技术会带来一定的挑战,员工可能不熟悉AI办公的操作和应用,担心自己无法适应或掌握相关技能从而导致工作效率低下或者产出结果不佳。

b、AI办公的学习曲线过于陡峭:AI涉及多个学科领域,每个领域都有其专门的概念、理论和技术,需要花费大量的时间和精力去理解和掌握;同时,AI领域的技术更新迅速,新的算法、模型和工具不断涌现,因此学习者需要不断跟进最新的发展和进展,以保持竞争力和应对变化;另外AI领域强调实践和项目经验的重要性,对于初学者来说,缺乏实际项目经验可能会增加学习难度,需要通过不断的项目实践来提升技能。

c、AI办公的可用性难以估计:高成本和难以证明投资回报是阻碍AI办公被采用的其他因素,而AI芯片的可用性和设备兼容性问题是组织和员工们在采用AI时面临的技术挑战。

了解了员工对AI办公持犹疑态度的原因及他们掌握AI技能会遇到的阻碍之后,如何针对性地解决这些问题以便推行AI办公就容易多了。

构成员工难以掌握AI办公技能的3大因素

二、3个步骤让AI办公在企业内部顺利运行

1)教育是第一步

 

教育永远是破除误解的优先方法。在鼓励员工使用AI办公时,企业必须让员工们了解到AI的相关信息、背后的运行逻辑,强调可以从这些AI工具中获得的益处。

a、向员工介绍AI的基础知识:包括它是如何工作的,机器学习或自然语言处理等术语的真正含义是什么,展示它将如何提供帮助,并向员工们解释企业如何安全、适当地采用它。

b、让员工了解如何在业务环境中使用AI办公提高效率:企业可以将AI教育的正式课程分成不同阶段,目标是提供足够的情境让员工可以轻松地自己试验AI办公,从而了解它对自己工作上的帮助。员工需要知道AI办公能如何帮助提高日常工作效率,了解AI办公产出的结果仍然需要自己进行最后的调试,而AI办公的运用还有助于更好地平衡工作与生活。

c、强调AI工具同样存在弊端:AI办公可以大大提高工作进程,有效缩短某些工作时长,但与此同时企业也需要提醒员工,创意是不可复制的,AI对待同样问题产出的内容是不相同的,对AI技术的期望和预期与实际AI产出情况也会不一致。因此企业可以引导员工摸索出适合自己的AI方法论,并且要理性看待AI技术的能力和局限性,避免过度夸大其影响力和作用范围。

2)有意识地提升技能

 

如果说意愿和技能是影响员工对AI办公犹豫不决的两个重要维度,那么质疑花时间学习这项技术是否值得的员工就处在这个交叉点上,正如前文提及到的,这些员工通常认为,AI办公的学习曲线太陡峭,不值得一开始就着手学习,毕竟大多数员工都更喜欢熟悉的工作方式,不喜欢打乱既定的日常活动。

因此在打下坚实的教育基础、对AI办公有足够的了解之后,企业应当让员工明白有效地使用AI并不需要大量的投资,企业还应当提供足够多的机会让员工可以自己使用AI,并且嘉奖认可积极拥抱AI办公技术的员工从而激励他人效仿。

3)在全公司范围内推广AI办公

 

除了员工教育和技能提升之外,企业对AI办公的支持和使用也必须是自上而下的,从董事会、高层组织到执行领导团队都必须对AI办公的实施持认可态度,这样才能做到上行下效,真正推行。

a、领导者们需要以身作则

对于领导者而言,他们在工作中需要表现出自己接受AI办公并参与其整合的意愿,这种态度能激发员工对AI办公使用的信心;领导者们还要从小处着手,做一些有价值的AI高质量实验和试点以体现AI为业务带来的价值,比如AI可以帮助非英语地区的员工们完成英语商务沟通,帮助翻译不同语言的商业邮件,这些在跨文化交流中对AI的小小投资获得明显结果的例子具备高说服力;领导们者需要确保AI办公成为企业级计划,而不仅仅是由某个团队孤立驱动的计划。

b、企业的其他方面支持

企业必须在AI的数据处理、管理和治理方面打下坚实的基础,因为除了员工个人情绪和技能之外,这些领域的差距是“人工智能的采用有时不像预期的那样成功”的主要原因。

总而言之,企业推行AI办公时,首先需要打消员工对AI办公的犹疑态度,对他们进行教育和训练,除此之外企业还需要在领导者、技术基础设施、数据质量和治理、人才储备与培训、风险管理和合规性等多个方面进行配合,只有在这些方面得到充分支持和准备的情况下,企业才能有效地在内部运行AI办公项目并取得成功。

参考文献:

Driving buy-in: How CIOs get hesitant workforces to adopt AI 2024-05-27

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