设计思维|详看设计工作坊Workshop的11个关键技巧

Workshop

成功的工作坊,不来自于运气或者是参与者的素质,而是来自于精心的策划的体验,提供讨论工具和技巧,遵守一定的规则和理论。

曾经有多少次,你参加一个工作坊并问自己:为什么我要浪费生命这八小时?意义是什么?

 这里有一些技巧、工具、网站,帮助你更好的举办一场工作坊。有一些看上来很基础,尽管如此,人们还是常常忘记和忽略它们。来看看看好一场工作坊workshop需要什么吧。

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01 了解参与者

交付一场workshop,和交付所有的产品/服务一样,你需要给到参与者一次体验,并且每一个参与者都想从中收获些什么。所以,弄清楚谁是工作坊的参与者,他们需要什么,痛点是什么,期待获得什么,在你设计工作坊的流程和内容前,先考虑这个。

以下是几个关键问题:

  • 参与者是谁?——他们需要什么?期待获得什么?可以贡献什么?

  • 工作坊的目的是什么?

  • 工作坊的产出是什么?

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02 分享愿景和目标

没有什么比浪费参与者时间更糟糕的事情了,所以尽量避免这样。让参与者理解,为什么自己此时此刻会参与这个工作坊,设置一个清晰的愿景和可以衡量的目标。确保这些信息,对所有参与者都是透明的,甚至在一开始就请他们参与进愿景和目标的设定。这可以帮助你和所有参与者保持专注,以及知道在工作坊结束之后,如何衡量本次工作坊是否成功。

一个可以帮助你确认团队目标、愿景、价值、角色的工具:

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@theteamcanvas:帮助你梳理启动项目的关键信息
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03 设计结构和流程

知道自己想去哪儿很好,但是你并不想让自己迷路或者卡在半路。你并不需要细致地计划到Workshop的每一分钟,但是你必须明确的设计每个大板块的时间、主题和关键性成果。为参与者提供一个工作坊的大致结构和流程,可以帮助参与者保持专注,定位目前进行到哪里了。

下面是一个简单的流程参考:

请确保整个工作坊的流程可视化,如果在白板上写下流程,建议使用便利贴贴出关键环节,这样可以保持一定的灵活性。特别是当团队完成一项关键任务时,可以做一些标记,让所有参与者知道。最好在工作坊开始前,就把大致的时间和流程发给参与者,让他们有一些预期和准备。

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Workshop agenda at Hinderling Volkart

04 帮助人们放松和提能

因为大多数参与者彼此并不熟悉,用破冰游戏和一定的互动环节,让他们彼此熟悉起来。同时让大家兴奋起来(不要犯困或发呆),一起应对接下来工作坊的课题和挑战。而这里有三个网站,可以帮助你:

Ice breakers 

有很多如何进行破冰游戏的建议,链接如下:

https://www.thebalancecareers.com/top-ice-breakers-1918426

Energisers 

有很100+个活动,一步一步指导你如何带领和组织团队进行合作,链接如下:

https://toolbox.hyperisland.com/

hi-teamweek 

这里有10个破冰游戏,我最喜欢的是“Phototelling”,链接如下:

http://hi-teamweek.dpwoert.com/photo-telling

以上都是很棒的活动组织资源,有时间的话我会再做一篇文章来介绍里面时候平常使用的内容。

Credits: Hyper Island, Teamweek, Thomas Boie Rasmussen, Anna Evans, Sydney Johnson, Letizia T Lodi, Davey van der Woert

05 设定规则

工作坊是人们在一起共创的地方,所以要确保每一个参与者都清楚其中的规则。开始前需要向大家宣布这些规则,并让每一个人都知晓和同意。下面我之前使用的规则参考:

  • 不要直接判断一个想法的对错,但可以提出疑问

  • 每个人都要提供自己的想法和声音

  • 更好的想法建立在互相启发上

  • 我们保持专注,紧盯目标

  • 现在大家一起做的是一件有趣有意义的事

引力“提案表达力提升”工作坊

06 准备反馈环节

在工作坊结束时,很重要的一个环节是,给大家一点时间总结一下,本次工作坊完成了什么,收获了什么。注意,这个环节而不是真的在收集工作坊改进的建议,而是给到参与者“有收获感”的Ending。如果你的工作坊需要严肃的反馈,那下面有一些简单的反馈原则,帮助你把反馈和建议专注在结果上,而不是情绪和人上。

一些简单的反馈原则:

  • 要给出具体的反馈,而不是泛泛的。

  • 不要将别人的观点/情感和你自己的混淆。

  • 要在给到反馈的时候,说“我”而不是“我们”

  • 不要在自己有情绪的时候给出反馈

  • 要对有益于目标的方向提出反馈,而不是过程

具体反馈需要怎么做,可以参考以下链接:

http://toolbox.hyperisland.com/feedback-i-appreciate

07 准备一个想法停留站

尽管你已经严格的跟着流程进行了,但是你会发现大家还是很容易迷失在各种细节的讨论中,或者被某个新发现的问题卡住。

所以,建议你设置一个【想法停留站】。这不是什么神奇的地方,只是一个空白的地方,被你命名为【想法停留站】而已,你只需要将大家的临时多出的想法、议题、问题,或者是不能马上在工作坊解决的问题放在这里,让大家放下无关主题的内容,放心地先参与到接下来的流程中就好。

PS.指定一个人负责这个板块后续的跟进。

«Parking lot» at Hinderling Volkart

08 保证休息时间

工作坊常常持续半天或者几天,保证规律性的休息时间是一件很重要的提升效率的事情。你想想为什么TED的演讲通常在18~20分钟?因为这是人们最长的专注力时间了。

如果工作坊上有需要嘉宾或者讲解一段时间,确保这段时间不要太长,准备好休息时间或者让参与者进行互动讨论。你可以下面的时长安排,都是经过实验,提升大家效率的时间安排: 

  • 番茄钟每25分钟的工作,给到5分钟的休息时间。

  • 90工作钟:每90分钟的工作,给到20分钟的休息时间。

  • 52-17法:每52分钟的工作,给到17分钟的休息时间。

  • 两个15分钟:一天中有两个时间段,最好休息15分钟,一个是上午的9点,一个是下午3点

 如果你对更多关于提升效率,和休息方式感兴趣,可以查看:

https://buffer.com/resources/science-taking-breaks-at-work/

09 给到“回复时段”

在工作坊举行到一半的时候,是不是常常看到大家陆陆续续拿出手机电脑回复邮件和信息?与其这样被打断,还不如一开始就空出好一个时间段,留给到大家回复电话、邮件等。这样可以让大家不用为自己“失联”而感到焦虑。

10 提供饮料和食物

你是否有在参加活动的时候,口渴难耐而持续走神的经历?希望这样的事情,在你的工作坊不要发生。因为,没有什么比参与者的生理舒适和血糖正常更重要的事情了。如果你不想让你的参与者陷入焦虑和愤怒——因为饥饿或口渴,就确保场地中,提供充足的饮料和零食。

工作坊上的食物选择Tips:

  • 独立包装,方便拿取

  • 没有液体,不会弄脏手

  • 主要以甜食为主

  • 吃起来不会有太大的声音

Dan Nessler@nessie420

11 认真选择主持人

想要工作坊顺利进行,就需要选择一个中立、经验丰富的主持人。这也是很多公司的工作坊会邀请第三方公司来带领的原因。

好的主持人会掌控好全场的时间,确保大家的讨论在话题上,引导大家解决问题,确保工作坊按照预计的目标产出内容。而主持人的中立者身份,可以很好的带领所有参与者(无论参与者职位、权利的高低),引导他们看向目标和关注结果。

引力“提案表达力提升”工作坊

总结:

工作坊基于目的、目标、参与者的不同,需要不同的“菜单”,所以参考我给出的这些建议,但是不要盲目的生搬硬套,选择你觉得需要的部分,通盘考虑整个工作坊的设计。如果你的团队想要举办一场销售/提案/价值观宣导/沟通表达类的工作坊,需要团队策划和协助,欢迎联系引力。

原文:设计思维|设计工作坊Workshop的11个关键技巧

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