团队沟通效率低的 5 个原因和高效的团队合作技巧

团队沟通效率低 的5个原因和 有效的团队合作 技巧

团队沟通看似简单,但如果做不好将对团队的效率和产出有巨大的伤害,这篇文章介绍了5个团队无效沟通的原因,包括有个人问题,团队问题,远程沟通问题,文化壁垒,接受反馈问题等等,同时,基于问题,本篇文章提出了多个团队沟通技巧,帮助解决团队沟通效率低下的问题。

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 团队沟通 是 teamwork 的基础,但是,对于很多团队来说,成员可能会因为各种各样的原因使得彼此的沟通出现障碍,拉低团队整体的工作效率。特别是团队逐渐扩大的时候,这个问题会越来越严重。什么样的团队合作技巧能够帮助改善团队沟通?     

首先, 你要找到问题的根源。 当你觉得团队在进行无效沟通的时候, 一定要先弄清楚哪里出现了问题以及问题发生的原因。 一开始做评估时, 或许你可以很快找到问题在哪。 不过, 大多数情况下, 你得经过认真反省并观察团队的状况, 再对整个过程进行全面评估后, 才能发现它。            

接下来, 我会重点介绍导致团队沟通不畅的一些最常见的原因, 你可以对照着检查自己的团队出现了哪些问题。 只有明确了问题之后, 你才能解决问题。 在每一个导致团队沟通不畅的原因后面,我还补充了一些建议。   

1 个人的原因影响 团队沟通

你要花时间思考一下自己在团队中的角色, 多想想你的言行是如何影响团队沟通的, 在团队中你是否扮演了关键的角色。 在这一点上, 你可以想想自己的性格和沟通风格 (必要时可以借助 MBTI 指标或者 DISC 测评):你是否擅于倾听? 你擅长推进团队的讨论吗? 你构建了怎样的团队氛围? 如果你发现很难做自我评估, 那就去寻求外援吧。 比如: 找团队以外的 “中立人” ,像专业的教练、 心理学家或者顾问。

  • 解决办法

1、培养您的管理能力

2、培养你的沟通技巧

3、培养你的倾听技巧

2 团队的原因影响 团队沟通

有时候团队沟通仅仅是团队合作问题的冰山一角, 在这个问题下面可能还藏着团队凝聚力不足、 团队文化氛围差或者团队协作不统一等大问题。 虽然团队管理及相关话题又是另一个领域, 但在这里我们可以谈几个让团队高效运转的关键因素:成员有共同的目标, 彼此互相信任, 对自身能力有信心,对集体有认同感这些被称为 “团队情商” ,所以, 一个 “问题团队” 至少会缺少一种或几种上述因素。                                                                                            

  • 解决办法

1、有些人会说你是没办法强迫一个团队进行团队合作的, 让一个 “问题团队” 转变成一个高效团队确实不容易, 但是我们可以促进这个过程。 如果可以的话, 从思考你是否选对了人开始。 通常来说, 人们是否能友好合作取决于人际关系如何。 当然, 你也要考虑团队发展的其他重要因素, 比如:清晰的团队目标, 评估过程的指标, 团队培训, 团队决策权, 激励机制和开放的团队文化。                                                                                            

一般来说, 一个团队会在同一栋大楼甚至是同一个办公室中工作。 但现在, 很多面对面工作的团队已经变成了远程协作团队——这种团队的成员在地理上比较分散, 所以需要依靠技术进行通信。 但是, 随着远程工作和在家工作变得越来越普遍, 远程沟通带来的挑战将会影响到团队的灵活运作。    

  • 比如下面几种常见问题

1、时区差异   

2、细小的误会最终演变成大问题;    

3、缺乏足够的交流;    

4、同样的,过度沟通导致信息过载;                   

5、技术上的小问题。    

不过别担心,大部分问题是可以被解决的。你需要做的就是树立好的榜样,并且选择正确的方法和工具来帮助你的团队提升远程沟通效率。                       

  • 解决办法

1、制定时间表、 预算并且安排线下工作的时间。 研究表明, 为远程协作的团队安排一些线下工作时间 (不需要太频繁) 是一个很好的方法,这么做可以帮助统一目标并且让团队从发展阶段进化到成熟阶段。  在大型长期的项目中,  线下工作最好能有三次: 开始、  中途和结束阶段。    

2、构建具有时区差异的工作流程。  如果你的团队在不同的时区工作,花点时间想想怎么样跨时区交流。  Office Ninjas为此提供了一些很好的建议: 让成员都熟悉时区差异, 设立“正式办公时间”。另外, 别让电话沟通成为团队的负担统一团队成员的工作日历表, 少安排一点会议, 多用短讯。    

3、选好沟通的渠道, 定好沟通频率。 定出团队远程沟通中要遵守的规则(沟通指南), 理想情况下,把这些记录下来, 这样每个人都可以再次查阅, 而且新加入的成员也可以浏览。 在这些沟通指南中, 请说明团队要用哪一种沟通渠道。 更重要的是,明确哪一种是用来紧急通信(比如电话),哪一种是用来实时 / 非实时的通信交流(例如:邮件、 群聊)。  

你的成员是否来自世界各地/拥有不同的文化背景呢?如果是的话那就太棒了! 在工作场合,文化多样性好处多多。 然而,你需要确保语言与文化差异不会成为团队协作的阻碍。

文化差异可能会给交流沟通带来各种各样的挑战。

比如:不同文化背景的人可能会对职场礼仪及公司文化持有不同的见解,人们可能不那么容易各抒己见,尤其是在团队成员来自公司不同领导层的情况下。除此之外,文化偏见和刻板印象可能会阻碍团队的整体协作以及成员间的交流,更别说语言上的误解和错误信息传达了。

如果上述问题让你回想起了你在工作场合所面临的沟通情景,不必烦恼。作为 leader, 你可以采取一些措施来克服这些问题。

  • 解决办法

聆听可以确保多元化团队提升沟通效率。当你把重要的事情传达给团队成员时,让他们给你实时反馈。理想情况下,这种反馈最好是通过书写的形式,这样你们就可以在继续执行前一起回顾反馈的内容。

另一个有效避免多元化团队沟通问题的方法是:为团队成员提供文化感知度和敏感性的培训,要注意这样的培训是要涉及到所有人的,包括少数民族群体以及大多数民族群体。教授每个人什么是文化的差异以及团队合作与沟通的细微差别,这样可以帮助团队进行更有效的沟通。

还有一个十分简单而又实用的方法是,避免团队沟通中使用文化特有的术语和俚语,这些术语和俚语会疏远团队中听不懂这些特殊用词的人。这些细微的差别是很容易被领导者忽视的,尤其是当你还没理清如何管理一个多元化团队的时候,但一点点努力其实就可以带来很大的改善。

3 现阶段的反馈交流影响 团队沟通

反馈是团队交流的一个重要组成部分,如果你在团队中担任管理职务,你就有责任给与团队反馈,包括表扬和建设性批评。 即使你不是领导或者管理者,你也可以给团队其他成员 (甚至是管理者!) 提供有用的反馈。 所以要点就是确保有人在团队中提出反馈/得到反馈,然而,这也不是那么简单的事情。

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在给出/接收反馈中有很多微妙差别,而这些微妙的差别可能影响沟通。尽管反馈是不可或缺的,但给与方或者接收方仍然会对此感到别扭,尤其是批评性反馈。反馈的给与方很容易表现出攻击性,而接收方就会很容易抗拒反馈。这种情况下,反馈就没有真正被接收。

 另一种常见的情况就是缺乏细节或者示例,当反馈太笼统或者不够具体时就很难被接受,更别说因此改进了。当你给与和接收反馈的时候一定要记住——当你觉得反馈太笼统时,可以随时询问更多详细信息。

  • 关于提供反馈的建议:

1、注意你给与反馈的环境,一个私人并且温和的环境会让反馈的双方都更舒适。

2、你的反馈要详细并且最好有客观数据,如果是你收到了反馈,大胆去询问你需要的细节和例子。

3、交流反馈时可以想出一个改进的计划,这可以帮助落实要点,同时有助于双方设立改进的期望值。

4、一定要确保反馈的接收方听到了所说的内容,不论反馈是书面的还是口头的,关注事情的后续,必要时再提一提也可以。

  • 关于接收反馈的建议:

1、尝试着不要太古板,没有人是完美的!你其实是幸运的,因为你的团队成员或者管理者会关注你的工作并且希望你改进。

2、承认你的错误!承认错误会让整体氛围不那么紧张,并且还能表现出你能认识自我同时还很诚实。

3、假如你不太清楚如何提升自己,去问问别人。通常来说,别人不会想要插手这种细节的事情,但是听一些实用的忠告也是很有用的。

4 总结与启示

团队沟通效率低不是团队合作中一个独立的问题,从很多方面,这是有效的团队合作的实践基础但是假如团队沟通不畅,你必须发掘更深层次的原因, 然后找方法提高团队的沟通效率。 换句话说,你首先必须确定提升团队沟通效率的核心关键点。     

作者:Kheriin Liibert
原文: 《how to improve team communication》

编译:Runwise团队

参考文献

  1. 《Internal Social Media Options and What They Can Do for Your Business》 内部社交沟通网络的构建选项以及对你所在组织的帮助
数字化战略领袖应该具备什么特质

数字化领导力专题

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