升级SaaS企业级ERP系统,需要弄清楚这5个问题

升级ERP系统需要ERP核心功能组件与最优第三方SaaS组合,获取更优方案,实现优化管理。

 

概览

  • 许多企业利用企业资源规划系统(ERP)管理供应链、人力资源、财务等各方面职能,但多年来,ERP系统结构变得复杂而僵化,很可能限制了企业在数字化进程中获得的效益。
  • 各行业领军企业充分利用其ERP系统的自然升级周期,反思调整其ERP策略,将其核心浓缩至一组固定的标准,与云托管的行业专用功能应用松散耦合。
  • 企业根据其战略目标和风险偏好调整ERP系统的升级计划,由此可以从数字化中获益,包括能够获取最佳方案、使用云托管应用及直接连通重要数据源。

随着甲骨文公司(Oracle)和SAP公司宣布,在未来几年内他们将逐步停止对旧版本ERP系统组件的标准支持服务,使用其系统的企业正借此机会重新评估他们的ERP系统。这些企业多年来一直使用定制的ERP系统,并购活动又使得他们不得不与目标公司的系统进行拼凑,如今ERP系统的僵化又单一让他们十分头疼。复杂的ERP系统的确有利于组织运行,却不能很好地支持企业开发更灵活的工作方式,也无法帮助企业从数字化和云计算中获益。

ERP系统管理核心业务的流程
ERP系统管理核心业务的流程

然而大多数企业需要的是灵活的系统,帮助他们对客户需求做出快速反应,在竞争愈发激烈的环境中抓住新机遇。

新一代ERP系统将有简化的关键业务流程核心,如事务管理和追踪管理,同时轻松连接特定功能及行业的云端应用,包括人力资源管理类的Workday、客户关系管理类的Salesforce.com等第三方解决方案。新一代ERP系统将继续连通先前的系统,部署柔性化微服务,帮助企业赢得竞争优势。

新一代系统需要以最佳第三方SaaS组合为支撑的ERP核心
新一代系统需要以最佳第三方SaaS组合为支撑的ERP核心

目前大多数ERP系统都运行在本地或专有云端。越来越多企业希望能够更好地使用云端系统。

云计算让供应商更易于部署并及时更新机器学习、物联网、人工智能、数据分析等新兴技术,因此未来云系统或将占据市场主导地位。同时,ERP系统也将从仅提供效率计算发展为提供有价值的建议和确保业务可预测性。

这些都不是一蹴而就的,许多第三方解决方案需要时间完善,当前系统也可能让企业亏本,但转变不可避免,企业可以从以下几个关键问题出发,评估现有的调整方向是否可行。

在升级ERP系统前,企业需要对可能影响系统未来灵活性和成本的因素进行考量
在升级ERP系统前,企业需要对可能影响系统未来灵活性和成本的因素进行考量

 

定制新的还是买现成的?

企业考虑升级ERP系统时,关键问题之一是如何选择合适的系统配置来实现其战略目标,同时符合投资水平和风险偏好。

一些领军企业参考亚马逊和特斯拉的做法,认为开发定制新的ERP系统会让他们更有竞争力。这个办法花费昂贵且有风险,虽然完全定制的确是可行的,也能使企业不受外部开发商的限制。但是大多数企业仍选择购买现成的核心ERP系统,以获取ERP系统开发商的经验,同时也会投入一定的资源到为特定的功能和行业定制的系统和第三方解决方案中。

为先行者还是当跟随者?

另一个关键问题:是采用新技术来赢得竞争优势,还是等着从别人的经验获益?

为先行者的企业一般规模较小,风险更高,他们与ERP开发商合作升级系统,或是与第三方开发商合作升级针对特定行业的系统。他们或许会取得一定优势,但也必须有足够的耐心和能力,与开发商继续合作改进系统。风险偏好较低、规模更大的企业则倾向于等待其他公司解决问题,再做跟随者,选择更成熟的产品。这个方法或许更节省成本,但在静待理想方案时就可能落后于先行者。

止于升级还是臻于完善?

若企业的ERP系统构成来源于不断的并购活动,那么可以继续用这种方法从技术升级中获益,对于能够兼容复杂的ERP系统结构的企业,这是合理的选择。

然而,实际上多数企业可以通过将多个系统合理化并合并为一个系统而获取更多收益。在短期内,这个方法可能花费更多且更冒险,但长期来看,益处更大,如维护成本更低、数据质量更高、业务集成报告更全面等。所有企业最终都需要转变,拖延的时间越长,要确保完美过渡的压力就越大。

“棕地策略”还是“绿地策略”?

由上一问引出,是在原有基础上继续升级还是部署全新的ERP系统?“棕地策略”更节省资金、风险更低,适合ERP系统结构简单、不需过多更改的企业。但对于那些系统流程为定制且极复杂的企业来说,“绿地策略”更值得投资,能够让企业从全新的系统中获益。

许多企业把这看作百年一遇的机会,能开发出更强大更善于应变的系统,让企业运营更灵活。许多企业现在还很难做出决定,但这应该取决于其业务对ERP系统的依赖程度。

本地管理还是云端托管?

目前有部分托管项目可供选择,企业应该先广泛考虑其IT策略和ERP系统对企业的重要性再做决定。简单的答案是企业应该把它们的运行系统更多地转向云端托管。但现实是,大多数企业已经拥有在运行的应用,并投入了大量资金到现有的本地授权软件,而向云端转移需要多年才能完成。同时,事实上,一些后台操作的保留应用应该继续保存在本地。

ERP开发商可以协助企业将部分工作迁移至云端。越来越多ERP系统依赖于云技术,也可以与其他云端应用和数据源进行集成连接,企业把工作数据迁移至云端将更便捷安全。不能使用大部分云端接口的公司将无法使用最优质的系统,也无法赢得竞争优势。

 

升级ERP系统,优化企业管理

以上问题有了答案,企业就可以开始规划ERP系统的升级并完善其内部组织结构。从那些已经着手改造的先行者的经验来看,有付出就会有大收获,如访问数据更便捷、资源调配更高效、运行成本更少。

例如,一家拥有全球业务的大型工业企业正努力完善其金融交易管理板块,提高企业绩效。其中一个关键在于完善其核心ERP系统与新数据源之间的内外部接口,以便获取更精准的建议方案,做出更好的决策。还有一个好处是,通过完善系统对自动化信息流的接口,企业搜集数据的时间大将大减少,从而释放更多资源进行数据分析,获取更多金融情报。

另一个例子是一家活跃于零售和企业银行服务领域的国际大型金融服务机构,他采用了许多现代化技术来支持其业务覆盖的所有事业单元。核心ERP系统环境强化了整个企业架构,为数据搜集与分析,用户体验和技术管理提供了统一的操作办法。有这些工作原理保驾护航,企业内个别部门可以更及时向客户发布新服务和功能。以开放灵活的ERP系统核心技术对系统进行升级,同时巩固和优化系统数量,通过部署统一齐全的数据以及深入的分析,极大地减少了成本,改善了用户体验。

 

降低升级风险

最后,阻碍ERP系统升级的最大障碍还在于企业从之前的升级经历中受挫。大多数ERP系统升级项目都未能实现部分目标,因此许多企业不愿投入时间和资源到这样一项成功几率极小的项目中。而以下策略可以帮助企业减少部署过程中的风险,不仅在ERP系统平台的搭建方面,而且在ERP系统与其他重要应用和业务的连接和集成方面。

  • 创造一个有说服力的业务案例(包括货币性与非货币性的),得到来自业务方面的拉力,而不是IT方面的推力。
  • 学习科技行业的最佳实例,调整自身业务流程,而不是改变技术来支持自身系统
  • 明确新一代ERP系统核心技术的覆盖范围,明白一个平台无法支持所有的端对端业务流程。
  • 首先迁移最具商业价值的数据,同时不要忽视潜在的集成挑战和效益。
  • 将ERP升级作为最重要的业务计划之一并优先处理,由CEO发起,所有人员积极参与。

如此大规模的升级并不容易。然而,随着有关升级及其本质的问题得到解答,在简单可行的战略方针指导下,企业足以应对ERP系统升级的风险,在相互联系更为紧密的环境中获得最大化的竞争优势。

 

作者:Florian Braun, Berry Diepeveen Henrik Östhed是贝恩咨询公司全球信息技术业务的合伙人,目前分别在伦敦、约翰内斯堡和旧金山。

来源:https://www.bain.com/insights/rethinking-your-erp-strategy-to-gain-digital-competitive-advantage/

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